Actualmente la factura electrónica es uno de los documentos más importantes para el soporte fiscal, por lo tanto, cada día son más las empresas que la implementan, esto en parte por la obligatoriedad de esta. Además de esto es una de las formas más efectivas de tener control sobre el manejo de facturas dentro de una empresa, ya que permite almacenar los documentos de forma digital.
Teniendo en cuenta lo anterior, podemos asegurar que hoy por hoy todos hemos recibido la factura electrónica de alguna compra que hemos realizado, pero puede que no estemos familiarizados con los tipos de facturas electrónicas, es por eso que en Ekomercio queremos contarle cuáles son para que de esta manera sepa identificarlos de manera correcta.
Pero antes, es muy importante recordar qué es la factura electrónica y cuáles son las principales garantías que ofrece.
En términos coloquiales, la factura electrónica es el documento que soporta la compra de bienes o servicios operando a través de un sistema informático que permite generar, recibir, rechazar y almacenar las facturas. Cumpliendo así con los requisitos de la Resolución 030 del 2019 expedido por la DIAN.
Cabe resaltar que existen ciertas condiciones específicas de generación las cuales son:
Son las facturas que contienen datos, son generadas automáticamente por un sistema informático de facturación electrónica para ser emitidas de forma automática usando formatos de los siguientes tipos:
En cuanto a las facturas de formato no estructurado se encuentra las emitidas en una imagen lo que significa que requiere una intervención manual al momento de introducirlas en los sistemas informáticos, dentro de estas facturas están las que se expiden en papel para ser escaneadas posteriormente y las facturas en PDF.
Como se puede dar cuenta, los tipos de facturas electrónicas no son muchos, y son fáciles de identificar, sin embargo, ambos cuentan con diferencias significativas, la más grande de ellas es la automatización que se genera en la factura electrónica con formato estructurado, lo que permite que se lleve a cabo una optimización del proceso al no requerir de intervención manual.
Otra diferencia evidente es el tipo de documento factura electrónica pues se maneja en diferentes formatos que determinan si su proceso de almacenamiento es automático o manual.
No obstante, en Colombia se manejan otros tipos de facturas que se usaban previo a la factura electrónica:
Este era el tipo de factura que se usaba anteriormente en el cual se empleaban talonarios y papelería timbrada con los datos fiscales de la empresa, estos elementos cuentan con una numeración continua y están autorizados por la DIAN, sin embargo, hoy en día, la emisión de factura electrónica es obligatoria, dejando de lado la facturación tradicional.
Este tipo de facturación es común encontrarlo en los grandes almacenes de cadena y centros comerciales. En este tipo de facturación se emite un ticket que imprime la máquina usada en el establecimiento, este ticket registra la compra realizada por el cliente de manera detallada.
Al final de la jornada siempre se debe imprimir un comprobante que especifiqué la información de las ventas realizadas durante el día, pues así lo establece la normatividad del Estatuto Tributario.
Constituye las facturas realizadas por medio de computador y la herramienta Excel, estas deberán cumplir con los requisitos determinados por la DIAN.
Cabe resaltar, que tanto la factura tradicional como la emitida por computadora, quedaron atrás en cuanto se estableció la obligatoriedad de la facturación electrónica el 1 de enero del 2019, por lo que las empresas ya deben tenerla completamente implementada en sus organizaciones.
¿En su empresa todavía usa alguno de los tipos de factura mencionados anteriormente? Si es así, lo invitamos a contactar a uno de nuestros asesores especializados para que empiece a implementar ahora mismo la facturación electrónica y automatice los procesos de su empresa.
Finalmente queremos que conozca las principales ventajas que adquiere con la facturación electrónica.
¿Y usted qué espera para gozar de estos beneficios? Contáctenos y contrate su software de facturación electrónica con Ekomercio.