¿Sabía que puede haber diferentes tipos de documentos tributarios cuando se emite una factura electrónica?

Autor: Ekomercio Electrónico

Actualmente la factura electrónica es uno de los documentos más importantes para el soporte fiscal, por lo tanto, cada día son más las empresas que la implementan, esto en parte por la obligatoriedad de esta. Además de esto es una de las formas más efectivas de tener control sobre el manejo de facturas dentro de una empresa, ya que permite almacenar los documentos de forma digital.

Teniendo en cuenta lo anterior, podemos asegurar que hoy por hoy todos hemos recibido la factura electrónica de alguna compra que hemos realizado, pero puede que no estemos familiarizados con los tipos de facturas electrónicas, es por eso que en Ekomercio queremos contarle cuáles son para que de esta manera sepa identificarlos de manera correcta.

Pero antes, es muy importante recordar qué es la factura electrónica y cuáles son las principales garantías que ofrece.

En términos coloquiales, la factura electrónica es el documento que soporta la compra de bienes o servicios operando a través de un sistema informático que permite generar, recibir, rechazar y almacenar las facturas. Cumpliendo así con los requisitos de la Resolución 030 del 2019 expedido por la DIAN.

Cabe resaltar que existen ciertas condiciones específicas de generación las cuales son:

Condiciones de generación

 

  • Es fundamental cumplir con los estándares establecidos por la DIAN, uno de los principales es emplear el formato electrónico de generación XML. Este es un formato de datos que permite la legibilidad del documento tributario para el intercambio de información.
  • Su denominación debe especificar que es una factura de venta.
  • Cumplir con los requisitos de la factura de venta establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario Nacional, excepto el nombre o razón social y NIT del impresor y la pre-impresión.
  • En caso de que la persona que recibe la factura electrónica no tenga NIT debe especificarse su tipo y número de documento.
  • La factura electrónica debe llevar la numeración consecutiva según las condiciones que la DIAN establezca. 
  • De la misma manera, debe llevar la fecha y hora de expedición correspondiente a la validación, junto con la forma y medio de pago empleado.
  • Especificar si le corresponde la retención del IVA.
  • Separar el IVA del valor correspondiente al pago, este mismo proceso debe realizarse con el impuesto al consumo y la tarifa correspondiente.
  • Es indispensable incluir la firma digital o electrónica para garantizar la autenticidad de la factura electrónica.
  • Incluir el Código Único de Factura Electrónica (CUFE).
  • En caso de que se trate de una representación gráfica es necesario incluir el código QR.

    Ya que tenemos claras cuáles son las condiciones de generación de factura electrónica veamos cuantos tipos de facturas electrónicas hay y cuál es la forma correcta de identificarlas

Factura electrónica con formato estructurado


Factura electrónica con formato estructurado

Son las facturas que contienen datos, son generadas automáticamente por un sistema informático de facturación electrónica para ser emitidas de forma automática usando formatos de los siguientes tipos:

 

  • Lenguaje XML como UBL o Facturae, este primer formato es que el que tiene relevancia a nivel fiscal, por lo tanto, es el que se acepta como comprobante de las operaciones comerciales que se llevan a cabo dentro de una empresa, además de ello, este tipo de archivo proporciona mayor seguridad a la información tributaria de sus clientes y su empresa.
    Lo anterior garantiza una mayor ciberseguridad en una empresa, algo fundamental en los tiempos que se viven actualmente, en el cual los ciberataques han aumentado de manera considerable. 
  • EDIFACT (Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, Comercio y Transporte) es el modelo EDI internacional creado por las Naciones Unidas, el cual permite el intercambio seguro de documentos comerciales de diferentes países e industrias. 

Factura electrónica con formato no estructurado 



Factura electrónica con formato no estructurado

En cuanto a las facturas de formato no estructurado se encuentra las emitidas en una imagen lo que significa que requiere una intervención manual al momento de introducirlas en los sistemas informáticos, dentro de estas facturas están las que se expiden en papel para ser escaneadas posteriormente y las facturas en PDF.

Como se puede dar cuenta, los tipos de facturas electrónicas no son muchos, y son fáciles de identificar, sin embargo, ambos cuentan con diferencias significativas, la más grande de ellas es la automatización que se genera en la factura electrónica con formato estructurado, lo que permite que se lleve a cabo una optimización del proceso al no requerir de intervención manual. 

Otra diferencia evidente es el tipo de documento factura electrónica pues se maneja en diferentes formatos que determinan si su proceso de almacenamiento es automático o manual.

No obstante, en Colombia se manejan otros tipos de facturas que se usaban previo a la factura electrónica:

Sistema de facturación tradicional 


Sistema de facturación tradicional

Este era el tipo de factura que se usaba anteriormente en el cual se empleaban talonarios y papelería timbrada con los datos fiscales de la empresa, estos elementos cuentan con una numeración continua y están autorizados por la DIAN, sin embargo, hoy en día, la emisión de factura electrónica es obligatoria, dejando de lado la facturación tradicional.


Sistema de facturación POS y PLU


Sistema de facturación POS y PLU

Este tipo de facturación es común encontrarlo en los grandes almacenes de cadena y centros comerciales. En este tipo de facturación se emite un ticket que imprime la máquina usada en el establecimiento, este ticket registra la compra realizada por el cliente de manera detallada. 

Al final de la jornada siempre se debe imprimir un comprobante que especifiqué la información de las ventas realizadas durante el día, pues así lo establece la normatividad del Estatuto Tributario.

Factura emitida por computador 


Factura emitida por computador

Constituye las facturas realizadas por medio de computador y la herramienta Excel, estas deberán cumplir con los requisitos determinados por la DIAN.

Cabe resaltar, que tanto la factura tradicional como la emitida por computadora, quedaron atrás en cuanto se estableció la obligatoriedad de la facturación electrónica el 1 de enero del 2019, por lo que las empresas ya deben tenerla completamente implementada en sus organizaciones. 

¿En su empresa todavía usa alguno de los tipos de factura mencionados anteriormente? Si es así, lo invitamos a contactar a uno de nuestros asesores especializados para que empiece a implementar ahora mismo la facturación electrónica y automatice los procesos de su empresa.

Finalmente queremos que conozca las principales ventajas que adquiere con la facturación electrónica. 

  • Elimina los costos de impresión al no tener que imprimir las facturas que se emiten por la empresa. 
  • Al disminuir el uso de papel se contribuye de manera positiva al cuidado del medio ambiente. 
  • Elimina el margen de error al emitir las facturas.
  • Debido a que las facturas son almacenadas de manera virtual no es necesario contar con molestos archivadores para guardar las facturas. 

¿Y usted qué espera para gozar de estos beneficios? Contáctenos y contrate su software de facturación electrónica con Ekomercio.

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