El 31 de mayo de 2018, por medio de la Resolución 10 del 6 de febrero de 2018, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN– ha realizado la selección de los grandes contribuyentes, por lo cual estos deben iniciar el proceso de facturación electrónica a partir del 1 de junio, siendo exigible su implementación de la Factura Electrónica a partir del 1 de septiembre.
Por lo anterior, es requerido por parte de estas empresas que continúen o inicien, con las acciones tendientes a garantizar el inicio de la facturación electrónica antes del 1 de septiembre de 2018, para el cabal cumplimiento de sus obligaciones tributarias.
Así mismo, vale la pena recordar que la DIAN otorgó a los contribuyentes que realizaron solicitud de prórroga, plazo hasta el 1 de diciembre de 2018 para la implementación de estas medidas.
EN DEFENSA DE LA FACTURA ELECTRÓNICA
Con el decreto 2242 expedido en el año 2015 y con las fechas dispuestas en la Reforma Tributaria estructural que fue implementada en el 2017, se tomó la decisión de evolucionar y masificar un proceso de facturación especialmente diseñado como mecanismo anti-evasión, que consiste en la utilización de la factura electrónica. Esta es un documento que soporta transacciones de venta ya sea de bienes o de servicios, realizadas por una empresa, la cual se realiza a través de unos sistemas computacionales y/o de soluciones informáticas. Esta no es un sistema de facturación, no es el envió de un documento en PDF por medio de correo electrónico, ni tampoco un módulo de un sistema financiero o de facturación que tiene las compañías, por lo que la factura electrónica no tiene por qué ir amarrada a este sistema, sino que el contribuyente puede escoger que sistema contratar.
El sistema mencionado busca ser un avance hacia una mayor competitividad empresarial y la modernización de las instituciones colombianas, el cual persigue el fin de simplificar el proceso del reporte de pago de los impuestos de todas las empresas contribuyentes, principalmente con el objeto de generar un mayor recaudo del impuesto del IVA.
La misión que tenía Colombia de implementar este mecanismo lleva mucho tiempo siendo considerada por los distintos Gobiernos, pero realmente el compromiso se adquirió fue a partir del 2014 al obtenerse un préstamo del Banco Interamericano de Desarrollo con el propósito de lograr coordinar las políticas internas del país con las del resto de países latinoamericanos como:
- México,
- Chile,
- Brasil,
- Argentina,
- Perú,
- Ecuador y
- Paraguay.
Así mismo Colombia ha procurado, a través de seminarios, utilizar la experiencia de los anteriormente mencionados, que llevan alrededor de 10 años utilizando la Factura Electrónica, para así poder mitigar los posibles efectos adversos que se presenten.
Por otro lado, en Colombia hay empresas que de manera voluntaria ya llevan varios años implementando esta medida, lo que quiere decir que no es algo nuevo, lo actual y controversial, es la obligatoriedad decretada por las autoridades. Entre los beneficios que estos han podido percibir está el poder digitalizar sus procesos productivos e implementar la facturación electrónica dentro de los demás procedimientos digitales que tienen las empresas como lo son por ejemplo la emisión de sus órdenes de compra y despacho de productos y/o servicios, con el fin de lograr tener una documentación digital de punta a punta.
Por lo anterior, se reglamentó que a partir de Enero del presente año, todas las empresas que la DIAN hubiese declarado como grandes contribuyentes, se encuentran obligadas a implementar la Factura Electrónica como única forma permitida que tienen para la realización del registro contable de las transacciones que realicen. En principio se optó por abordar este tipo de empresas por el hecho de que estas son compañías con un gran número de clientes, que por su naturaleza realizan de manera significativa distintas transacciones en cada periodo fiscal, por lo que tienen una gran relevancia económica y tributaria.
Continuando la idea anterior, para que se pueda dar una correcta adopción, implementación, pruebas y ajustes necesarios para la utilización de esta política se le dio a las empresas un tiempo estimado de 6 meses, por lo que a partir del mes de septiembre del 2018 las grandes empresas tienen el deber de estar facturando a través de los medios electrónicos dispuestos. Por el contrario el sector de las pequeñas y medianas empresas colombianas deben tener efectivamente implementado este mismo mecanismo a partir del primero de Enero de 2019, teniendo así un periodo extra para realizar los ajustes necesarios a los registros contables de sus transacciones.
¡Lo relevante sobre normatividad en la Implementación de la Factura Electrónica es !
Que el Decreto 1929 que le era implementado a los contribuyentes que de forma voluntaria facturaban de manera electrónica, actualmente no se encuentra en vigor, puesto que vino a ser reemplazado por el Decreto 2242 expedido en Noviembre de 2015 el cual aplica obligatoriamente sobre el 100% de las facturas que emitan en virtud de sus negocios los contribuyentes designados por la DIAN como obligatorios o aquellos que voluntariamente se hayan acogido.
Es importante tener en cuenta que a partir de que se haga la factura, la compañía tiene 48 horas para entregar una copia idéntica de este documento a la DIAN, además la empresa tiene la posibilidad de escoger un operador tecnológico (como por ejemplo lo es Ekomercio) para que efectué el proceso de materia de discusión y hacer las entregas respectivas a la mencionada autoridad tributaria.
Igualmente, la autoridad pretende que la emisión de estas facturas sea de manera sincrónica, es decir, que sea en línea, lo que implica que una vez sea expedida por parte del vendedor, la DIAN estará recibiendo el documento en cuestión de segundos sin necesidad alguna de ningún trámite adicional, por oposición, antes de este nuevo sistema el modelo que sigue aplicando algunas empresas y que pronto ha de ser modificado, es el modelo asincrónico el cual lleva unas un tiempo considerablemente superior para llevarse a cabo.
Con el fin de complementar las afirmaciones previas, es importante saber que los documentos que deben ser emitidos de manera electrónica son:
- las facturas,
- las notas crédito,
- las notas débito y
- los acuses de recibo,
Estos deberán ser enviados a la DIAN en un formato XML que ha sido el estandarizado y decretado por esta misma entidad, por lo que es necesario saber que para la construcción de este se utiliza el estándar UBL (Universal Business Lenguage) V2, definido asimismo por la DIAN y que es de uso obligatorio para los usuarios que facturen electrónicamente, igualmente deben contener firma digital la cual busca proteger y garantizar la integridad y autenticidad del documento. No se puede olvidar que finalmente las compañías deben estar capacitadas para entregar la facturación electrónica a su adquiriente de manera electrónica, digital o impresa.
Entre las opciones que tiene el contribuyente para adoptar la Facturación Electrónica está:
- En primer lugar, la habilitación de un Software propio, esto es un programa de facturación con la información propia de la empresa, para enviar información directamente a la DIA cumpliendo con lo estipulado en el Decreto 2242 de 2015, con esta modalidad se tiene autonomía de todo el ciclo de facturación sin necesidad de tercerizar los procesos de la empresa contribuyente, el obligado debe reunir la información correcta, transformarlo en el formato exigido, y volverlo XML, realizar el proceso de firma electrónica y con posterioridad a esto, enviar la información a la DIAN para que esta sea recibida y validada mediante una aceptación, igualmente los clientes deben poder obtener las facturas a nombre de estos.
- En segundo lugar, la empresa puede conseguir un proveedor tecnológico PT, el cual es un tercero que por medio de un contrato de outsourcing, se encarga de realizar todo el proceso de facturación electrónica de la empresa cliente, al igual de el envío de estos documentos a la DIAN y de cualquier otro requerimiento para lograr el cabal cumplimiento de estas obligaciones tributarias; este proveedor de tecnología está en la obligación de suministrar a quienes requieran de sus servicios, un portal que permita a estos verificar y controlar la información que está siendo manipulada. A manera de aclaración, el contrato de outsourcing, es básicamente un contrato de prestación de servicios que se realiza entre distintas empresas mediante el cual se regula la subcontratación o externalización de algún proceso fruto de un negocio que la empresa contratante no está en capacidad de asumir.
Para finalizar, vale la pena hacer la diferenciación entre lo que es la factura digital y lo que es la factura electrónica, la primera es un documento que se produce por medio de un sistema de información el cual escanea un documento físico para ser enviado a través de un correo electrónico al cliente, sin tener entonces un formato único definido, esta modalidad no es objeto de estudio de este documento, mientras que la factura electrónica tiene un formato definido por la DIAN el cual es firmado electrónicamente por medio de un certificado digital del emisor, al ser esta emitida, se envía por correo electrónico tanto a la DIAN como al cliente.
