ABC Factura Electrónica

Autor: Ekomercio Electrónico

Si aún no te quedado claro, cuál es el estado actual de las regulaciones normativas, decretos reglamentarios y resoluciones de la factura electrónica, así como las regulaciones normativas, decretos reglamentarios y resoluciones de la firma electrónica que ha emitido la DIAN y su aplicación, te invitamos a leer el siguiente informe detallado para entender los requisitos vigentes de la DIAN.

Durante el 2018 la situación de Colombia estará marcada por una transición constante en cambios legales y evoluciones normativas doctrinarias y jurisprudenciales en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016. 

Para comprender en que procesos se encuentra Colombia, en cuanto a la masificación de la factura electrónica, es necesario saber sus regulaciones tributarias y normativas que se jerarquizan en 4 niveles:

  • Normas constitucionales: las expide el Congreso de la República.
  • Leyes: las expide el Congreso de la República.
  • Decretos: los expide el presidente de la Republica y el (los) Ministro (s) del sector competente.
  • Resoluciones reglamentarias: son trabajo de las dependencias o entidades vinculadas o adscritas al Ministerio respectivo.
  1. Normas de nivel de Ley

El marco legal tributario de la factura electrónica lo constituye el Estatuto Tributario (ET), - Decreto 624 de 19891 que regula los aspectos sustanciales y procedimentales de los impuestos nacionales.

Nota: Si bien se denomina Decreto a las disposiciones jurídicas en él contenida son normas de nivel legales, y por tanto las modificaciones y/o adiciones se realizan mediante leyes (reformas tributarias) que se incorporan a la numeración del ET; históricamente el Decreto 624 obedeció a facultades extraordinarias otorgadas al presidente de la República para compilar las leyes tributarias vigentes a la fecha.

La siguiente lista esta conformada por todas las normas legales vigentes de los artículos del Estatuto Tributario:

  • Artículo 511 Discriminación del impuesto en la factura,

  • Artículo 615. Obligación de expedir facturas.

  • Artículo 616-1 Factura o documento equivalente.

  • Artículo 616-2 Casos en los cuales no se requiere la expedición de factura.
  • Artículo 616-3 empresas que elaboran factura sin requisitos.
  • Artículo 616-4. Proveedores autorizados, obligaciones e infracciones.
  • Artículo 617. Requisitos de la factura de venta para efectos tributarios.
  • Artículo 618. Obligación de exigir factura o documento equivalente.
  • Artículo 684-2. Implantación de sistemas técnicos de control.
  • Artículo 684-4. Sanciones aplicables a los proveedores autorizados.
  • Artículo 771-2 Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables.

De los anteriores artículos destacamos el 616-1, 616-4 y el 684-4 que constituyen el núcleo de la facturación electrónica (FE) cuyos textos fueron introducidos en la última reforma tributaria.

Artículo 616-1 del ET: Factura o Documento equivalente

  • Se señalan las operaciones en las cuales es obligatoria expedir factura; dispone que es obligatorio en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores, prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
  • Instituye como sistemas de facturación, la factura de venta y los documentos equivalentes; califica a la factura electrónica como factura de venta, junto con la factura de talonario o de papel. (Anterior a la ley 1819, la factura electrónica no era propiamente una factura de venta sino simplemente un documento equivalente).
  • Incluye la “Validación” como requisito previo para el reconocimiento tributario de la factura electrónica; señala que la Validación puede ser realizada por la DIAN o por los Proveedores Autorizados quienes deben trasmitirla a la Administración tributaria. Señalando expresamente que “...solo se entenderá expedida cuando sea validad y entregada al adquirente”
  • Previo que el Gobierno vía decreto reglamentario, señalara el sistema que deban adoptar los obligados y los requisitos a exigir en cada sistema de facturación.
  • Ordena que la DIAN, vía resolución, establezca, las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para los seis (6) etapas que prevé: Generación; Numeración; Validación; Expedición, Entrega; y, Transmisión.
  • El articulo creó dos etapas para la implementación: en los años 2017 y 2018, la DIAN selecciona los contribuyentes obligados a expedir FE; bajo un criterio sectorial de riesgo a la evasión y menor esfuerzo de implementación. A partir del 1 de enero de 2019 la factura electrónica será obligatoria para los contribuyentes obligados a declarar y a pagar IVA y el impuesto al consumo. 


    Artículo 616-4 del ET: Proveedores autorizados, obligaciones e infracciones

  • Creó los Proveedores Autorizados (PA), quienes deberán obtener la habilitación de la DIAN para validar y transmitir la FE. 

  • Las condiciones y requisitos para obtener la calidad de Proveedor Autorizado (PA) los establecerá el Gobierno mediante Decreto (a la fecha del presente informe no ha sido expedido el decreto reglamentario, ni se ha publicado oficialmente el proyecto de decreto); Faculta a la DIAN para que mediante resoluciones habilite las personas jurídicas que cumplan tales requisitos y condiciones, como Proveedores Autorizados.
  • Establece las obligaciones de los Proveedores Autorizados (PA).
  • Validar las facturas electrónicas y transmitir las facturas validadas a la DIAN en los términos requisitos y características que se exijan.
  • Garantizar la confidencialidad y reserva de información.
  • Mantener las condiciones y requisitos exigidos para obtener tal calidad, durante 
todo el tiempo de vigencia de la habilitación.
  • Abstenerse de utilizar maniobras fraudulentas que resulten en operaciones 
inexistentes, inexactas, simuladas, ficticias o cualquier otra figura que permita la evasión o elusión o cualquier forma de disminución de la carga fiscal del obligado a facturar. 

  • De las obligaciones se desprenden las infracciones de los Proveedores autorizados, como conductas sancionables el artículo señala:
  • No validar las facturas que cumplan requisitos. 

  • Validar facturas sin requisitos.

  • No transmitir las facturas validadas. 

  • Transmitirlas sin el cumplimiento de los términos y mecanismos que se exijan. 

  • Obtener la habilitación mediante medios fraudulentos.
  • No mantener las condiciones y requisitos durante el tiempo de vigencia de la habilitación y
  • Utilizar las maniobras fraudulentas en la validación o transmisión que permitan la evasión o aminoración de los impuestos a cargo de los obligados.

Artículo 684-4 del ET: Sanciones aplicables a los proveedores autorizados.

Ley 1819 de 2016- en los artículos 308, 309 y 310, incluyendo cambios significativos respecto a la expedición e interoperabilidad de la FE.  

  • Establece las sanciones a los Proveedores Autorizados (PA) que incurran en las infracciones señaladas en el 616-4.
  • Consagra dos tipos de sanciones: la cancelación de la habilitación y la sanción pecuniaria (multa).
  • La cancelación la estipula para las infracciones que considera más graves, entre ellas, la que referimos en el párrafo anterior -la violación de la confidencialidad y reserva- y las de no validar, no trasmitir, haber obtenido la habilitación por medio fraudulentos, no mantener durante la vigencia las condiciones y requisitos exigidos para tener la calidad de proveedor autorizado y la utilización de maniobras fraudulentas o engañosas en la validación o transmisión de facturas que sirvan de evasión. Igualmente habrá lugar a cancelación, según las voces de esta disposición, cuando el sancionado reincida en las conductas que dan lugar a multa dentro de los dos años siguientes a la comisión del hecho, en tanto lo remite al artículo 640 del Estatuto Tributario.
  • La sanción de multa se contempla para las infracciones de validación o la transmisión sin el cumplimiento de los términos, requisitos o mecanismos técnicos e informáticos que se exijan. En estos casos se estipula una sanción de 10 UVT por cada factura y se fija un límite máximo de 10.000 UVT2. Siguiendo la política de incentivar la aceptación de las sanciones, el artículo contempla esquemas de reducción de estas (al 50% del valor cuando se acepte con ocasión de la respuesta al pliego de cargos y antes de que se haya notificado la resolución que la impone; o al 75% de su valor, cuando se acepte dentro del término para interponer el recurso y se renuncie al mismo). 


Nota: UVT, Unidad de Valor Tributario, en el año 2018 la UVT tiene un valor de COP$ 33.156, que a tasa de cambio del 30 enero 2018 (US$ de 2.842,67) daría un valor de US$ 11,66 por UVT.

Este Decreto compila los decretos reglamentarios que sobre la materia tributaria estuvieran vigentes a la fecha de su expedición; por ello en los artículos citados se recoge lo dispuesto en el Decreto 1929 de 2007 y en el Decreto 2242 de 2015, reglamentando las condiciones de expedición e interoperabilidad de la FE con fines de masificación y control fiscal.

Conoce los decretos reglamentarios y resoluciones de la factura electrónica y la firma electrónica establecidos por la DIAN.

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