Reducir los costos es sin duda la forma más rápida y fácil de mejorar la rentabilidad de su negocio. La introducción de un sistema de control de costos puede generar ahorros inmediatos y garantizar que siga siendo competitivo a largo plazo.
Comience por identificar sus principales centros de costos, estos pueden ser compras, producción, ventas y marketing, finanzas y administración. Evalúe su estado de pérdidas y ganancias durante los últimos seis meses y califique todos sus gastos del más alto al más bajo, luego comience a bajar, identificando las áreas donde podría ahorrar costos.
Concéntrese en aplicar tácticas de ahorro en áreas donde verá la mayor recompensa, por ejemplo:
Registre sus costos reales y compárelos con el monto asignado en su presupuesto. Intente averiguar por qué hay una discrepancia entre lo que planeaba gastar y lo que realmente gasta. Mientras mayor sea el costo excedido, mayor será el alcance de los ahorros.
Los costos reales que son más altos que los costos presupuestados generalmente indican espacio para reducir los costos. Costos más bajos pueden indicar una buena gestión, pero también pueden reflejar una caída en la calidad o problemas potenciales.
Una hoja de cálculo es una forma fácil de registrar y comparar costos de forma regular, como mensualmente. Revise periódicamente lo que está haciendo y cómo lo está haciendo.
La comparación de su negocio con otras empresas similares puede mostrar que su rendimiento no es el estándar. Por ejemplo, sus niveles de desperdicio pueden ser más altos que el promedio de la industria. Esta es una oportunidad para implementar soluciones de ahorro de costos y establecer objetivos.
Si es posible, haga que cada costo sea responsabilidad de una persona o gerente. Algunos costos serán más fáciles de controlar si una persona es responsable de ese costo en todo el negocio. Haga que sus empleados participen en el control de costos. Bríndeles un incentivo para sugerir ideas para ahorrar costos y pregunte qué les causa problemas o les hace perder el tiempo.
Es más probable que los empleados cooperen con las iniciativas de control de costos si explica los motivos de los cambios y entienden los beneficios para la empresa.
Incluya a sus clientes y proveedores. Una vez que los proveedores se dan cuenta de que está mirando los costos, pueden comenzar a agudizar sus lápices, especialmente si conocen las otras opciones de compra disponibles para usted.
Hable con sus clientes ya que puede ahorrar costos al eliminar funciones innecesarias o lujos.
Hay algunos costos que pueden reducirse con poco riesgo de un impacto adverso en la calidad y el rendimiento. Algunos ahorros rápidos son:
Tomar un enfoque sistemático para todos sus costos debería resaltar otras oportunidades para controlar los costos. En muchos casos, la reducción de costos requerirá que cambie la forma en que hace las cosas, pero tenga en cuenta el riesgo potencial de sus principales actividades comerciales:
La reducción de los costos puede tener un efecto negativo, por lo tanto, antes de realizar cualquier cambio, verifique que sus estándares no se vean comprometidos y que su capacidad para cumplir los objetivos no se vea perjudicada.
Casi todos los ahorros de costos tienen una desventaja potencial. Por ejemplo:
La reducción de los costos cuando tendrá un impacto directo en los empleados es un desafío difícil. Por ejemplo, reducir los tiempos de capacitación y reunión a menudo es contraproducente a largo plazo.
Las malas condiciones de trabajo, los sueldos y los beneficios tampoco atraerán ni retendrán empleados de calidad y desmotivarán a los empleados que se quedan. Cambiar los términos y condiciones de un empleado existente en detrimento del empleado puede ser un incumplimiento de sus obligaciones legales como empleador, por lo que primero debe obtener asesoramiento de un experto. También puede dañar la moral a largo plazo. Por otro lado, la introducción de procedimientos mejorados puede ser difícil y costoso. Los empleados pueden ser resistentes al cambio y pueden necesitar capacitación adicional.
Finalmente, recuerde incluir a sus asesores comerciales y su contador en su programa de control de costos.
Generalmente, los contadores tratan con muchas empresas y se encuentran en una posición sólida para ayudarlo a identificar y controlar los "culpables de los costos" y sugerir formas de reducir los costos y mejorar las ganancias comerciales.