Reducir los costos es sin duda la forma más rápida y fácil de mejorar la rentabilidad de su negocio. La introducción de un sistema de control de costos puede generar ahorros inmediatos y garantizar que siga siendo competitivo a largo plazo.
Control sistemático de costos
Comience por identificar sus principales centros de costos, estos pueden ser compras, producción, ventas y marketing, finanzas y administración. Evalúe su estado de pérdidas y ganancias durante los últimos seis meses y califique todos sus gastos del más alto al más bajo, luego comience a bajar, identificando las áreas donde podría ahorrar costos.
Concéntrese en aplicar tácticas de ahorro en áreas donde verá la mayor recompensa, por ejemplo:
- ¿Puede ahorrar en salarios al subcontratar algún trabajo, o emplear a alguien a tiempo parcial en lugar de a tiempo completo?
- Si los costos de seguro son altos, intente buscar un proveedor nuevo y más barato.
- Otros costos como los préstamos comerciales a tasa fija a largo plazo o los contratos de precio fijo para las materias primas son difíciles de controlar en el corto plazo. Sin embargo, tome nota de cuándo se renovarán y planear licitar a los proveedores.
Comparando los costos reales con los presupuestos
Registre sus costos reales y compárelos con el monto asignado en su presupuesto. Intente averiguar por qué hay una discrepancia entre lo que planeaba gastar y lo que realmente gasta. Mientras mayor sea el costo excedido, mayor será el alcance de los ahorros.
Los costos reales que son más altos que los costos presupuestados generalmente indican espacio para reducir los costos. Costos más bajos pueden indicar una buena gestión, pero también pueden reflejar una caída en la calidad o problemas potenciales.
Una hoja de cálculo es una forma fácil de registrar y comparar costos de forma regular, como mensualmente. Revise periódicamente lo que está haciendo y cómo lo está haciendo.
La comparación de su negocio con otras empresas similares puede mostrar que su rendimiento no es el estándar. Por ejemplo, sus niveles de desperdicio pueden ser más altos que el promedio de la industria. Esta es una oportunidad para implementar soluciones de ahorro de costos y establecer objetivos.
¿Quién debería estar involucrado?
Si es posible, haga que cada costo sea responsabilidad de una persona o gerente. Algunos costos serán más fáciles de controlar si una persona es responsable de ese costo en todo el negocio. Haga que sus empleados participen en el control de costos. Bríndeles un incentivo para sugerir ideas para ahorrar costos y pregunte qué les causa problemas o les hace perder el tiempo.
Es más probable que los empleados cooperen con las iniciativas de control de costos si explica los motivos de los cambios y entienden los beneficios para la empresa.
Incluya a sus clientes y proveedores. Una vez que los proveedores se dan cuenta de que está mirando los costos, pueden comenzar a agudizar sus lápices, especialmente si conocen las otras opciones de compra disponibles para usted.
Hable con sus clientes ya que puede ahorrar costos al eliminar funciones innecesarias o lujos.
Algunos ahorros fáciles
Hay algunos costos que pueden reducirse con poco riesgo de un impacto adverso en la calidad y el rendimiento. Algunos ahorros rápidos son:
- Revisar cuidadosamente las facturas de los proveedores por sobrecarga. Ejemplos comunes son doble facturación, cargos incorrectos y descuentos faltantes.
- Eliminando costos innecesarios. Deshágase del exceso de capacidad obvio, como las líneas telefónicas y las computadoras que no se usan, después del horario laboral.
- Medir el rendimiento de toda la publicidad para que pueda eliminar lo que no funciona.
- Encontrar alternativas a proveedores de alto precio o negociar descuentos y mejores condiciones de pago.
- Evitar la sobreespecificación, como componentes de alta calidad para un producto de baja calidad.
- Eliminando la ineficiencia. Identificar sistemas manuales en papel que puedan computarizarse.
- Evitando hacer pequeños pedidos frecuentes. Perdieron tiempo y pueden significar que pierdes descuentos en compras a granel.
Otras oportunidades de ahorro
Tomar un enfoque sistemático para todos sus costos debería resaltar otras oportunidades para controlar los costos. En muchos casos, la reducción de costos requerirá que cambie la forma en que hace las cosas, pero tenga en cuenta el riesgo potencial de sus principales actividades comerciales:
- Reduzca los costos de nómina mediante actividades de subcontratación.
- Rediseñe los procesos para eliminar la duplicación de esfuerzo y tiempo.
- Haga un mayor uso de la tecnología y la automatización.
- Consolide las compras con menos proveedores para obtener mejores descuentos y construir relaciones sólidas.
- Acuerde contratos de suministro a largo plazo o volúmenes de compras anuales a cambio de precios más bajos y negocie plazos de pago más largos.
- Recorte su gama de productos y aumente las tiradas de producción.
- Reúnanse para revisar sus finanzas y reducir los costos de intereses.
- Aproveche al máximo sus instalaciones sub-alquilando espacio libre.
- Reduzca el costo de las comunicaciones y los viajes utilizando el correo electrónico, las llamadas por Internet (como Skype) o las teleconferencias siempre que sea posible.
Peligros potenciales
La reducción de los costos puede tener un efecto negativo, por lo tanto, antes de realizar cualquier cambio, verifique que sus estándares no se vean comprometidos y que su capacidad para cumplir los objetivos no se vea perjudicada.
Casi todos los ahorros de costos tienen una desventaja potencial. Por ejemplo:
- La dependencia excesiva de un proveedor lo pone en riesgo si el proveedor falla.
- Es menos probable que los planes de producción y mercadeo impulsados por consideraciones de reducción de costos respondan a los requisitos del cliente.
- Un control más estricto de la financiación puede dejarle sin margen de seguridad cuando el flujo de efectivo es inesperadamente pobre.
- Reducir los costos de "inversión" a corto plazo, como la capacitación, la publicidad, el equipo o el desarrollo de nuevos productos, puede conducir a debilidades a largo plazo.
Los costos de sus empleados
La reducción de los costos cuando tendrá un impacto directo en los empleados es un desafío difícil. Por ejemplo, reducir los tiempos de capacitación y reunión a menudo es contraproducente a largo plazo.
Las malas condiciones de trabajo, los sueldos y los beneficios tampoco atraerán ni retendrán empleados de calidad y desmotivarán a los empleados que se quedan. Cambiar los términos y condiciones de un empleado existente en detrimento del empleado puede ser un incumplimiento de sus obligaciones legales como empleador, por lo que primero debe obtener asesoramiento de un experto. También puede dañar la moral a largo plazo. Por otro lado, la introducción de procedimientos mejorados puede ser difícil y costoso. Los empleados pueden ser resistentes al cambio y pueden necesitar capacitación adicional.
Habla con tus consejeros
Finalmente, recuerde incluir a sus asesores comerciales y su contador en su programa de control de costos.
Generalmente, los contadores tratan con muchas empresas y se encuentran en una posición sólida para ayudarlo a identificar y controlar los "culpables de los costos" y sugerir formas de reducir los costos y mejorar las ganancias comerciales.
