Si actualmente tiene algunas dudas sobre cómo debe ser la facturación electrónica en Colombia según la ley y los plazos establecidos para comenzar a implementarla lea este post y obtenga la mejor opción para resolver esta situación en su empresa a tiempo y no tener problemas legales.
La facturación electrónica, ha marcado el paso del papel al formato digital. Implica la eliminación del papel, menores costos administrativos y un proceso más rápido son solo algunas de las ventajas que trae consigo este cambio.
La factura es el documento administrativo y legal que certifica y protege todas las actividades comerciales.
El proceso de la facturación electrónica comienza con el problema por parte del proveedor del servicio y concluye con el archivo del documento o más específicamente, su almacenamiento de acuerdo con las obligaciones legislativas (también requeridas para las auditorías fiscales), tanto por parte del proveedor como del cliente.
Si hasta hace poco tiempo, una transacción económica estaba protegida por el documento en papel, la tecnología ha producido importantes innovaciones.
La factura electrónica fue adoptada en Colombia por la Ley 962 del 2005 y se publicó el decreto 1929 del 2007.
En ese momento no se le prestó mucha atención, solo el 1 % de las empresas de Colombia la adoptaron.
Cuando salió el decreto 2242 del 2015 fue que se puso orden ya que se establecieron nuevas reglas.
Se garantizó con este decreto la unicidad tecnológica de las facturación electrónica, la obligatoriedad y el carácter de título valor de estos documentos, lo que puede generar un proceso judicial.
El decreto 1349 de 2016 regula el registro de estas facturas y permite su circulación y cobro ejecutivo.
El 1 de enero de 2019 es el plazo máximo establecido para la migración total al sistema.
Ventajas de la Facturación Electrónica:
Claramente, la principal ventaja de la mudanza desde las facturas en papel hacia las electrónicas es la simplificación del proceso de informatización del documento.
La facturación electrónica, sin embargo, también permite que se logre lo siguiente:
- Automatización de todo el proceso: administrativo, contable, gerencial, financiero y agilizar los plazos de pago previstos.
- Conectar las facturas entrantes y salientes con extractores automáticos de datos e información para procesar los datos de clientes y proveedores y todos los demás datos contables.
- Monitoreo constante de los costos.
- La factura computarizada, pasa de ser un simple documento fiscal a ser un verdadero software fiscal, al hacerlo, los controles tanto durante la emisión como a partir de ese momento son mucho más rápidos y seguros. Por ejemplo, la fecha de inicio de los términos de pago están definidos con precisión.
¿Por qué será obligatoria la factura electrónica en Colombia?
Fuente: ( Eltiempo.com)
La DIAN ha establecido la obligación de implementar la facturación electrónica en las empresas.
Con la expedición del decreto 2242 en el 2015, y las fechas que se definieron con la Reforma Tributaria en diciembre del 2016, se dio paso a la propuesta de evolucionar y masificar el proceso de facturación como un mecanismo anti-evasión.
De esta manera se reglamentó que, a partir de enero del 2018, todas las empresas declaradas por la DIAN como grandes contribuyentes están obligadas a implementar la Factura Electrónica como única forma de registro contable en sus transacciones.
El tiempo estimado para llevar a cabo todo el proceso de adopción, implementación, pruebas y ajustes en los procesos internos de cada organización, es de seis meses, es decir que, desde el primero de julio del 2018, las grandes empresas tienen que estar facturando obligatoriamente a través de medios electrónicos, mientras que el sector Pyme lo hará a partir del primero de enero del 2019.
La implementación de un nuevo sistema de facturación es un avance hacia la modernización a la que se dirige el país.
Por ello, con el fin de simplificar el proceso en el reporte de pago de los impuestos de todas las empresas contribuyentes en Colombia, y generar un mayor recaudo del impuesto del IVA, la DIAN quiso aplicar este modelo administrativo de facturación digital que ya es tendencia en países como Chile, Perú, Ecuador, y México, entre otros.
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Veamos algunas características del sistema de facturación electrónica de Ekomercio para Colombia :
¿Qué es emisión de factura electrónica?
- Es un proceso electrónico mediante el cual se emite una factura electrónica o nota de crédito, su objetivo principal es la reducción de costos en la entrega, almacenaje, distribución, impresión y consulta de documentos.
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- Impresión automática.
- Permite anexar documentos adicionales.
Así es el proceso de la factura electrónica.
Fuente: Instituto Nacional de Contadores Públicos.
El sistema de la factura electrónica funcionará así:
- La factura es un documento digital en formato XML. Cada empresa deberá contratar a un proveedor que se encargue de instalarle un software con el cual generará cada factura.
- Cada vez que genere una, el proveedor debe validar este documento ante la DIAN, si este proceso no ocurre la factura no será válida. Este será el estándar nacional establecido con el decreto 2242.
- En adelante, las empresas deben contratar un operador tecnológico quien les prestará el servicio de emisión y recepción de facturas electrónicas a través de un software.
- Control y eficiencia. Estos son dos de los argumentos que motivaron al país a adoptar la factura electrónica como una herramienta empresarial.
- El decreto 2242 lo que introdujo fue, por una parte, la obligatoriedad de la facturación electrónica con fines de masificación y control fiscal y por el otro, la especificación de un estándar tecnológico nacional único que los contribuyentes deben adoptar.
- El sistema funcionará de la siguiente manera: una empresa cualquiera contrata a un operador tecnológico, quien le prestará el servicio de emisión y recepción de facturas electrónicas a través de un software que se instala en el computador del contribuyente.
- Y antes de entregar la factura electrónica a su destinatario, el operador deberá surtir un proceso de validación ante la DIAN. Sin esta validación técnica previa, la factura no tendrá reconocimiento tributario.
- De esta manera pasarán por la DIAN durante las 48 horas siguientes a su expedición todas las facturas que se produzcan en el país, y la autoridad tributaria ya no necesitará esperar dos meses como hasta ahora para recibir los reportes de facturación de los contribuyentes.
- Se sabe que en el ejercicio piloto que se ha llevado a cabo desde el mes de febrero, los funcionarios de la DIAN pudieron observar con detalle cada factura emitida en territorio colombiano, conociendo el valor de todas las transacciones, la ubicación geográfica y toda la información de interés para el control fiscal.
- Una vez validada la factura por la DIAN, será enviada al receptor de la misma, quien tendrá plazo de tres días hábiles para acusar recibo y aceptar o rechazar el documento.
- Al mismo tiempo, la factura recibirá un número de identificación y será incluida en el registro único, una base de datos de todas las facturas electrónicas del país, el cual constituye la valiosa pieza que se espera facilite las transacciones rápidas y transparentes en factoring.
- El receptor de la factura recibirá a través del correo electrónico dos archivos, uno en formato PDF con la representación gráfica de la factura, para comprensión humana, y otro en formato XML, con los datos digitales para comprensión por el software de gestión del negocio que la empresa utilice.
- Todo será manejado sobre plataformas seguras, con sistemas de autenticación de firma digital y cumpliendo los estándares de protección establecidos por la DIAN.
- De ello se encargan los proveedores tecnológicos, y los contribuyentes no tendrán que instalar nada ni desarrollar soluciones informáticas propias, a menos que así lo deseen.
- Las empresas grandes pagarán por este servicio, mientras las pequeñas lo obtendrán de modo gratuito por la DIAN, aunque en una modalidad básica, es decir, sin los servicios de valor agregado de proveedores certificados.
El plazo:
- ¿Podrán los contribuyentes colombianos estar listos antes del 1 de enero de 2019?
- La verdad es un plazo muy corto; las empresas de las grandes ciudades seguramente podrán hacerlo, pero para las pyme de ciudades pequeñas y regiones apartadas, en donde hay problemas de conectividad, será difícil lograrlo.
- Sin acceso a internet no hay facturación electrónica y adicionalmente deben estar preparados tanto quienes emiten como quienes reciben facturas.
- Los proveedores tecnológicos están listos y ya probaron sus plataformas en el piloto de la Dian, pero no se tiene noticia de la solución gratuita para Pymes.
- Vemos a la Dian muy atrasada en cuanto al desarrollo de la plataforma gratuita para pymes, y se cree que debería ser una única plataforma para todos, para grandes y pymes.
- A Chile le tomó casi 14 años implantar totalmente la facturación electrónica. En Colombia la obligatoriedad introducida por la reforma tributaria podría acelerar el proceso, pero los expertos creen que ni siquiera así resulta realista el plazo previsto.
- En 2013 la Dian estimaba que en 2017 todos los contribuyentes estarían facturando electrónicamente, pero fue necesario reprogramar el calendario de implantación, porque se trata de un proyecto complejo.
- Durante el año 2016 se llevó a cabo un primer piloto con 58 empresas. Ese piloto fue un éxito y estaba previsto que la DIAN comenzaría a exigir progresivamente a grupos de empresas la migración al nuevo esquema, teniendo en cuenta criterios como volumen de facturación o riesgo de evasión.
- Pero la reforma tributaria “metió la cucharada” en el proyecto y estableció la fecha 1 de enero de 2019 como plazo máximo.
- El tedioso proceso de “patinar” una factura, esperando a veces semanas para que sea aprobada, deberá ser historia a partir de 2019.
- Y aunque, como dice Alberto Redondo, de Seres, “no conozco ningún país en donde los empresarios y los ciudadanos quieran pagar impuestos”, en realidad nadie se ha levantado en contra de este proyecto, porque sus beneficios saltan a la vista.
- Es de interés de las empresas cambiar el proceso de facturación que es obsoleto y poco productivo, por uno que es productivo y además es una medida de la OCDE”, agrega Redondo.
- Muchas firmas lo adoptaron en varios países sin que ley alguna los obligara, sino como parte de su transformación digital.
- Para el comercio internacional, la imagen externa del país y la transparencia de las transacciones, la facturación electrónica es un paso necesario, dice Eduardo Rincón, presidente de la Asociación colombiana de factoring.
Razones para cambiar
Estas son las principales razones para adoptar la facturación electrónica:
- Reducción de costos en impresión, distribución y almacenamiento.
- Es 80 % más barato que en papel. Más eficiencia en la entrega de las facturas a los clientes y en su aprobación o rechazo.
- Reducirá la evasión y mejorará el recaudo tributario. Se espera una reducción de 50 % en la evasión en la primera fase.
- Ofrece más oportunidades para las pymes en el mercado del factoring (endoso de facturas para recibir el dinero anticipadamente).
- Podrán participar de modo rápido y transparente en este mercado.
- Es amigable con el medio ambiente.
- Decenas de millones de impresiones en papel serán sustituidas por archivos de computador y no habrá que transportarlas, sino que serán enviadas vía correo electrónico.
Conclusión:
La facturación electrónica además de traer múltiples beneficios a su empres, es obligatoria por lo que se recomienda tomar las previsiones antes de la fecha límite.
Si se siente abrumado por la implementación de este nuevo sistema y manera de trabajar en su negocio, no se preocupe, solicite la ayuda de la mejor empresa de implementación de software.
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