Todo lo que necesita saber si vende con Sistema POS

¿Facturación Electrónica POS?

Desde el 2020 es obligatorio en Colombia la expedición de factura electrónica para toda persona natural o jurídica que enajene bienes o servicios dentro del país y cumpla con las condiciones estipuladas por la ley.

No obstante, se implementó una excepción que permite que algunos contribuyentes puedan emitir también un documento equivalente a la facturación electrónica, el cual es conocido como Tiquete o Factura POS el cual debe ser generado por un software especializado o proveedor autorizado y aceptado por la DIAN.

Por otro lado, mediante la Resolución 001092 del 1 de julio de 2022, la DIAN establece el calendario para implementar el límite de las 5 UVT en la expedición de tiquetes POS y las ventas que superen esta cifra deberán emitirse a través del proceso de facturación electrónica. 

Novedades en los tiquetes POS.

1- La fecha de obligatoriedad continua para el 01 de Febrero de 2023, para la salida de Grandes Contribuyentes.

2- En esta obligatoriedad se establece el cambio de volver factura electrónica, todas las ventas que sean mayores o iguales a $212.060. Recordemos que el modelo de factura electrónica en ventas en punto de venta (POS) ya existe hoy en día y se genera a petición del cliente. El cambio es que ahora es obligatoria la FE para ventas mayores o iguales a $212.060 y sigue opcional la FE para ventas menores a $212.060. Vale la pena aclarar que si un facturador así lo desea, puede generar FE para todas las ventas que se realicen en POS, por lo que potencialmente se estima un aumento en el volumen de documentos de factura electrónica. 

3- El POS electrónico (Aplicable para ventas menores a $212.060 cuando salga la resolución) sigue en modalidad de PILOTO, pues la DIAN no ha habilitado al público el escenario de pruebas, solo el ambiente piloto disponible para los proveedores tecnológicos y que hasta el momento Ekomercio ha cumplido satisfactoriamente las pruebas de emisión de POS Electrónico y está en proceso de pruebas de la nota de ajuste de POS electrónico. 

4- Todas las ventas menores a $212.060 deben mantenerse en tirilla de papel y tener disponible (como hoy en día), la opción de generar factura electrónica a petición del cliente.

5- Para aquellos clientes que ya generan factura electrónica en el punto de venta, no hay cambios en layout o insumo de información, pues la estructura actual de factura electrónica no cambia, solo que el cliente debe asegurar el envío de la información del adquirente cuando este le brinde, o el NIT 222222222 cuando el adquirente no entregue la información.

¿A PARTIR DE CUÁNDO SE DEBE GENERAR FACTURA ELECTRÓNICA POR COMPRAS QUÉ SUPEREN LAS 5 UVT?

Si entras en el grupo de grandes contribuyentes, tu fecha de obligatoriedad para la facturación POS mayor a 5 UVT es desde el 1 de febrero de 2023. 

Y, según las fechas establecidas, para el 1 de enero de 2024 todos los emisores de tiquetes POS ya deberían cumplir con la implementación de la presente resolución. 

Calendario de implementación del límite de 5 UVT en la expedición de un tiquete POS

Fuente: DIAN. 

¿SE PUEDE DEDUCIR LA FACTURA ELECTRÓNICA POS?

La factura POS es deducible 100% solo si es electrónica y se tiene la autorización para el sistema POS instalado, de lo contrario el contribuyente no podrá utilizarlo, y si lo utiliza, los documentos generados no tienen valor fiscal como documento equivalente, lo cual podría implicar una posible sanción por facturación.

Es importante resaltar que el contribuyente debe solicitar dicha autorización a la DIAN, mediante el formato 1302.

¿QUIÉN PUEDE USAR UN SISTEMA DE FACTURACIÓN POS?

Toda persona natural o jurídica que esté obligada a generar facturación electrónica DIAN y tenga la necesidad de hacerlo, puede utilizarlo siempre y cuando esté autorizado por la DIAN.

Beneficios de un Sistema POS de Facturación.

• Controla el inventario evitando la pérdida de ventas, un sistema de facturación POS consigue tener al día el inventario, por lo que fácilmente se puede identificar cuando un determinado producto está agotando sus existencias o sencillamente determinar qué productos tienen más rotación y cuáles están estancados lo que le permite al encargado desarrollar promociones dirigidas a vender dichos artículos.

• Empresas que compran materias primas diariamente como los restaurantes deben establecer los costos de cada receta, es decir, encontrar un equilibrio entre los costos de los ingredientes del día frente al valor del menú, un sistema de facturación POS le permitirá saber qué receta es más rentable para cada día a pesar de los costos variables que se manejan cotidianamente.

• Uno de los motivos más frecuente de pérdida de clientes, son las largas filas en las cajas de pago, muchos clientes se desaniman en comprar productos al percibir el tiempo que pueden perder mientras tienen que esperar para el pago de sus artículos, el uso de un sistema POS con periféricos como lo son los códigos de barras agilizan el proceso de facturación mejorando la satisfacción del cliente lo que conlleva a que sea un usuario frecuente del negocio.

• Por otro lado, con un eficiente sistema POS se pueden establecer diferentes formas de pago como lo es el efectivo, tarjetas de débito y crédito o la aceptación de bonos y tarjetas de regalo que mejoran el poder adquisitivo de los clientes, para la empresa esto es positivo, ya que puede establecer cuántas ventas se hicieron y discriminar la forma como fueron canceladas evitando de esta manera la pérdida de ventas al contar con diferentes medios de pago.

• Es común ver cómo las empresas que no implementan estos sistemas son vulnerables a robos de dinero en las cajas o susceptibles a desperdicios de mercancías y lo más lamentable es que deben esperar al inventario anual para detectar este tipo de anomalías. Con programas especializados de sistemas de facturación en el punto de venta, la empresa conoce y detecta en tiempo real dichas pérdidas, lo que le permite tomar acciones correctivas de forma inmediata.

• Otro dolor de cabeza para las organizaciones son las devoluciones o cambios de productos que hacen los clientes, gestionar este proceso de manera manual hace que la empresa deba afrontar grandes problemas a la hora de cuadrar el inventario, con los puntos de venta de facturación, estos inconvenientes son solucionados de forma inmediata logrando con esto tener un inventario saludable y actualizado.

Si tiene dudas o quiere adquirir un Sistema POS para su empresa o negocio, recuerde que en Ekomercio contamos con todo un equipo especializado para ayudarte y generar tu Facturación Electrónica POS con todos los requisitos exigidos por la DIAN.