¿Cómo implementar un Sistema de Facturación Electrónico?
Si está pensando en implementar la facturación electronica en su negocio u empresa, pero tiene ciertas dudas, aquí le mostramos las 7 preguntas más frecuentes sobre un sistema de facturación eficiente.
Hay una razón por la que la facturación en línea se ha vuelto tan popular. Es rápido, fácil y conveniente tanto para usted como para sus clientes. Si está listo para ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo, es hora de cambiar a un sistema de facturación en línea.
La facturación en línea le permite a sus clientes configurar y realizar pagos en línea. Puede ser un pago único, o pueden establecer pagos recurrentes en su lugar.
Pagar facturas en línea es la opción más conveniente para muchos clientes modernos. Pueden pagar facturas mientras viajan desde sus teléfonos, tabletas o laptops. Y pueden usar pagos recurrentes para asegurarse de que nunca lleguen tarde.
Los primeros pagos en línea se realizaron en 1994. Desde entonces, se han realizado muchos cambios y actualizaciones en la forma en que realizamos pagos en línea, lo que hace que esta sea una de las formas más comunes de realizar pagos.
De hecho, muchas empresas ahora solo aceptan pagos en línea.
Veamos algunas respuestas de las preguntas más frecuentes sobre sistema de facturación:
Te invitamos a leer:
- ¿cómo funciona un sistema de la factura electrónica?
- Factura electrónica como titulo de valor
- El proceso de facturación electrónica en Colombia
¿Es segura la facturación en línea?
- Una de las principales preocupaciones que tienen muchos propietarios de negocios sobre los sistemas de facturación en línea es la seguridad. Sin embargo, es absolutamente posible hacer la facturación en línea de manera segura.
- Es bien sabido que una violación de seguridad es una manera fácil de perder clientes rápidamente. Debido a esto, se ha dedicado mucho esfuerzo a garantizar la facturación en línea para cualquiera que la use.
- Los “firewalls” son una de las formas en que la información de los clientes está protegida en línea. Un servidor de seguridad crea un "muro" entre una computadora e Internet para que otras partes en línea no puedan obtener información de esa computadora.
- Un firewall protege el contacto del usuario y la información de pago cuando lo ingresan en línea.
Seguridad adicional.
- Otra forma de protección es requerir que los clientes se identifiquen a sí mismos. El uso de un nombre de usuario y contraseña o número de PIN ayuda a garantizar que la persona que accede a la información es quien dice ser.
- Muchas empresas agregaron seguridad adicional además de requerir que los clientes inicien sesión usando una contraseña. Esto se conoce como autenticación de dos factores.
- Puede haber preguntas de seguridad si la cuenta está siendo iniciada desde un nuevo dispositivo, o un código de autenticación enviado a un segundo dispositivo como un teléfono.
- Los clientes ya están muy familiarizados con estas prácticas. Las personas casi siempre esperan iniciar sesión con una contraseña y completar algunos pasos de seguridad cuando envían información de pago en línea.
- Los clientes quieren saber que su privacidad está protegida, por lo que estarán encantados de completar los pasos de seguridad. De hecho, es probable que los clientes no confíen en su sitio a menos que se requieran esos pasos antes de realizar pagos.
- La facturación en línea es un método seguro de cobrar pagos que han sido probados por tiempo.
¿Me ayuda a deshacerme de los errores de cálculo?
- Con un sistema de facturación en línea, las facturas para los clientes se calcularán automáticamente. Esto reduce la posibilidad de error humano, por lo que nunca se le cobrarán incorrectamente a sus clientes.
- Esto también ahorra tiempo, ya que se sabe que los totales son precisos y no será necesario verificarlos dos veces. Con la entrada manual, es fácil cometer un error y un número extra simple o un punto decimal fuera de lugar puede crear un gran problema para sus clientes.
- Los impuestos también se pueden calcular y agregar automáticamente, junto con los costos de envío y facturación, cuando usa un sistema en línea.
¿Me ayuda a mantener las suscripciones organizadas?
- Si está haciendo todo de forma manual, puede ser difícil realizar un seguimiento de las suscripciones de los clientes y otros pagos recurrentes.
- Las cosas se complican aún más si se tienen en cuenta las pruebas gratuitas, las renovaciones automáticas, las transferencias, los reembolsos y los cupones.
- Puede llevar mucho esfuerzo administrativo mantener las cosas organizadas y asegurarse de que no haya errores.
- Con un sistema automatizado, las cosas siempre se facturará, renovarán, descontarán o cancelarán automáticamente cuando sea necesario.
- Los clientes no tendrán vacíos accidentales en sus suscripciones debido a un error humano.
- Incluso puede programar recordatorios automáticos para los clientes cuyas suscripciones pronto se renovarán, para que su factura no sea una sorpresa.
- A los clientes les encanta la comodidad de un servicio continuo del que no tienen que preocuparse por la renovación.
¿Me ayudará a ahorrar dinero en la administración?
- Como puede ver, permitir que un sistema en línea funcione de forma automática ahorrará mucho trabajo administrativo para su empresa. Esto significa que puede salir adelante con menos gastos administrativos.
- Tener menos errores también le ahorrará dinero. Los humanos están expuestos a cometer errores al hacer cálculos, pero las máquinas son casi infalibles.
- La administración es una parte importante de cualquier negocio, y no quiere que estén atados haciendo cálculos básicos que podrían automatizarse.
- En cambio, libere a su equipo administrativo para que se concentre en las cosas que realmente necesitan esfuerzo humano y permita que su sistema de facturación en línea reduzca los números.
¿Me puede ayudar a mantener la facturación más transparente para el cliente?
- En algún momento, es inevitable que un cliente tenga una pregunta sobre su factura.
- Ya sea que se trate de un pago en el futuro o en el pasado, se puede asegurar la transparencia mediante el uso de un sistema de facturación en línea.
- Cuando la facturación es automática, es fácil revisar cada paso del proceso y asegurarse de que se guarde y corrija toda la información necesaria.
- Puede encontrar fácilmente la información de un cliente en el sistema y volver a ellos más rápidamente.
- Esto ahorra tiempo de su parte, facilita el servicio al cliente y mantiene contentos a sus clientes porque obtendrán las respuestas que buscan con mayor rapidez.
- Ahorrará frustración tanto para sus clientes como para sus empleados con este nivel de transparencia.
¿Me ayudará a crear informes automatizados?
- Es fácil recopilar toda la información necesaria para un informe cuando está usando un sistema automatizado.
- Puede programar el informe automáticamente, sabiendo que toda la información en él será correcta y puntual.
- Los informes lo ayudan a rastrear la actividad, para que sepa dónde están sus clientes más rentables, quién compra qué y en qué momento y si hay o no fluctuaciones en los patrones de gasto.
- Con este nivel de conocimiento organizado, puede llegar a los clientes que no han hecho una compra en un momento, ofrecer beneficios a los que gastan más o predecir cuál será su flujo de efectivo futuro.
¿Se puede facturar a los clientes desde cualquier lugar?
- La movilidad de la facturación en línea no solo beneficia a sus clientes, sino que también lo beneficia a usted.
- Cuando puede enviar una factura desde su teléfono inteligente, sin importar dónde se encuentre, las operaciones de su negocio se vuelven mucho más rápidas y fáciles.
También podrá acceder a reportes de información financiera sobre la marcha, lo que le permitirá mantenerse al día con lo que sucede con la empresa, incluso durante viajes de negocios y vacaciones de trabajo.
Conclusión:
El sistema de facturación no es sólo la forma del futuro, es la forma del presente.
Innumerables empresas ya están utilizando este sistema con éxito.
Ekomercio cuenta con los mejores profesionales dispuestos a ayudarlo y ser su mejor aliado de negocio. La estructura organizacional asegura crear soluciones personalizadas y permiten facilitar procesos, rentabilizar y potenciar negocios con la finalidad de incrementar el valor de las empresas y enriquecer la automatización de los procesos de negocio.
