Ante esta situación de contingencia por COVID-19 para muchas empresas fue complicado solventar operaciones o garantizar la correcta función de toda su operación.
Quizá su empresa ya se encuentra obligada a la Factura Electrónica o quizá ya tiene implementado un software pero no ha funcionado como usted esperaba.
En esta nota hablaremos de las características y obligaciones que tiene un proveedor tecnológico ante el cliente y ante la DIAN.
¿Qué es un Proveedor Tecnológico?
De acuerdo a la DIAN, Es la persona jurídica que cumple con las condiciones y requisitos establecidos en el artículo 616-4 del Estatuto Tributario, habilitada por la DIAN, para prestar a los facturadores electrónicos, entre otros, los servicios de generación, transmisión, entrega y/o expedición, recepción y conservación de las facturas electrónicas de venta.
¿Cuáles son los requisitos que debió cumplir su proveedor?
- Estar Inscrito en el Registro Único Tributario -RUT.
- Carta de solicitud para habilitación como Proveedor Tecnológico.
- Certificación ISO 27001, o carta compromiso para adquirirla máximo en 18 meses desde el momento de la habilitación DIAN.
- Estados de situación financiera donde se acredite un patrimonio superior a 20.000UVT.
- Estados de situación financiera donde se demuestre propiedad, planta y equipo superior a 10.000UVT.
Para conocer más a cerca de la certificación ISO 27001, le invitamos a leer nuestra nota "Ekomercio, proveedor certificado en ISO 27001"
A partir del 31 de octubre de 2020 los requisitos que se deberán adjuntar están descritos en el artículo 51 de la Resolución 0042 de 2020:
- Estar constituido como sociedad en Colombia o como sucursal de sociedad extranjera.
- Registrar en el objeto social las actividades de generación, transmisión, expedición, entrega y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta, sin perjuiciode la inclusión de otras actividades económicas. Este requisito debe conservarse hasta que se mantenga la calidad de proveedor tecnológico.
- Acreditar el plan de contingencia para garantizar la continuidad del proceso
- Acreditar infraestructura física, tecnológica y de seguridad; para ello, el solicitante a través del representante legal suscribirá un documento con sus respectivos soportes.
- El proveedor tecnológico debe garantizar a sus clientes para la prestación de sus servicios, contar con personal formado en servicio al cliente y un canal de servicio de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencia y Felicitaciones PQRSF.
- Acreditar personal con conocimientos contables, legales y en UBL, XML, XSD y demás documentos electrónicos, derivados de la factura electrónica de venta y otros documentos electrónicos
- Autorizar la publicación de su razón social, Número de Identificación Tributaria -NIT y correo electrónico en el registro de proveedores tecnológicos, de la página WEB de la DIAN.
- Suministrar la información relacionada con los representantes legales, los miembros de junta directiva, socios, accionistas y controlantes directos e indirectos
- Realizar satisfactoriamente las pruebas tecnológicas del software de facturación electrónica que demuestren el adecuado funcionamiento de los servicios que presta como proveedor tecnológico.
De acuerdo a la DIAN, el facturador puede tener todos los proveedores tecnológicos que considere necesarios para poder facturar electrónicamente. Incluso puede combinar facturar directamente, con el servicio de facturación gratuito de la DIAN y con uno o varios proveedores tecnológicos.
Principales razones para evaluar contratar un segundo proveedor
1. Intermitencia en los servicios, Muchas empresas cuando es cierre o inicio de mes, el volumen de facturación aumenta o bien, los fines de semana se tienen mayores ventar y mayor flujo de actividades, por lo que para el proveedor puede ser complicado por su infraestructura proveer y aguantar el número de transacciones.
En ekomercio, tenemos empresas transnacionales que emiten más de un documento por segundo, nuestra infraestructura en todos los países tiene una gran capacidad ya que tenemos más de 60 transacciones por segundo. Y adicional a esto no presentamos ninguna falla en ningún país.
2. Falta de Conocimientos Fiscales, muchos de los proveedores no se mantienen informados ante los cambios fiscales y/o actualizaciones que se llegan a tener.
En ekomercio pertenecemos al AMEXIPAC, ALATIFACT, a muchos otros grupos y organizaciones de expertos fiscales, adicional a esto contamos con un departamento Fiscal que nos ayuda a investigar y digerir estos cambios fiscales a nuestros clientes.
Si está buscando un Proveedor Tecnológico, está dudando si el Proveedor que actualmente tiene es realmente el que su empresa necesita o si realmente la transacción de sus documentos funciona al 100%. Le invitamos a conocer la oferta de valor que en Ekomercio tenemos para usted, con soluciones en Tecnología que ayudan a nuestros clientes en la automatización y optimización de sus procesos.
