¿Qué es la factura electrónica en Colombia?

Autor: Ekomercio Electrónico

 ¿Sabes por que es importante la factura electrónica en Colombia? 

La factura electrónica, es un equivalente funcional a una factura en papel y avala la compra-venta de un bien o el préstamo de un servicio, que le permite al contribuyente comprobar sus ingresos y egresos, es un documento clave para la declaración de impuestos, ya que a través de ella la DIAN puede reembolsar los impuestos correspondientes a los contribuyentes.

 

Además, es una solución ideal para facilitar el manejo de las facturas dentro de una empresa, ya que por medio de ésta tecnología pueden emitir y guardar documentos de forma digital aportando nuevas condiciones de seguridad que mejoran el proceso basado en el intercambio de documentos físicos.
Una factura, es el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). Tradicionalmente, es un documento en papel, cuyo original debe ser archivado por el receptor de la factura. Habitualmente el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión.
La factura electrónica es el equivalente digital y evolución lógica de la tradicional factura en papel. A diferencia de esta, se emplean soportes informáticos para su almacenamiento en lugar de un soporte físico como es el papel.
Una factura electrónica se construye en 2 fases:
  1. Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos.
  2. Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma
Una factura Electrónica nos garantiza:
  • Que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad)
  • Que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).
Según el Decreto 2242 de 2015 la factura electrónica es:
  1. Un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios.
  2. Operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas como Ekomercio.
  3. Permite el cumplimiento de las condiciones establecidas, en relación con la expedición (generación y entregar), recibo, rechazo y conservación.
Es muy importante que todas las empresas tengan en claro, que el valor de una factura electrónica es igual y tiene los mismos efectos legales que una factura tradicional física, pero ahora se expedirá (la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente), entregará, aceptará y recibirá en formato electrónico, por medio, de Proveedores tecnológicos habilitados por la DIAN y tiene muchísimos beneficios.
UN POCO DE HISTORIA ...
Tiene su origen en el artículo 37 de la ley 223 de 1995 y menciona que la factura electrónica, es un documento de venta en formato papel, proporcionado por Proveedores Tecnológicos Autorizados por la DIAN o por este organismo, siguiendo una foliación específica para cada contribuyente dependiendo del número de facturas emitidas bajo su NIT.
El emisor anotaba o imprimía los datos correspondientes a la factura en específico y la entregaba al cliente. Por su parte él debía quedarse una copia que serviría para realizar su declaración de impuestos y posteriormente resguardar la por al menos 5 años.
El problema con este sistema, es que en muchos casos no podías estar seguro de que si te entregaban una factura esta fuera legal, o si la empresa que te la entregaba era legítima. Así mismo, este sistema podía ser objeto de diversos fraudes, ya que tampoco había manera de comprobar quién era el receptor de dicha factura. Por otro lado, el resguardo de este tipo de facturas podría ser complicado y esto podía representar un problema importante si la DIAN te realizaba una auditoría y tus documentos fiscales no estaban en orden.
En el 2007 se produce un importante avance con la reglamentación técnica de la factura electrónica a través del decreto 1929 de 2007 que define a la factura electrónica, como el documento que soporta transacciones de venta de bienes y servicios. Para efectos fiscales que deber ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos y la Resolución 14465 de 2007 Establece las características técnicas que debe cumplir la factura electrónica.
ESTADO ACTUAL 
Debido a la necesidad de emplear una numeración consecutiva con base a un rango de números otorgados por la DIAN, incorporando al documento un contenido técnico de control y generando un reporte mensual.
La DIAN decidió implementar el sistema de facturación electrónica con la elaboración en 2015 del Decreto 2242 que reglamenta las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal, ya que da total seguridad de que quien emite una factura es una persona natural y jurídica que seleccione la Dian, a través de  criterios como: los ingresos, el nivel de riesgos, la ubicación, etc. y esto se hace a través de una Factura Electrónica que debe utilizar un formato XML y llevar incorporada la firma digital  para para garantizar su total seguridad, legalidad y validez.

¿Qué es la Factura Electrónica en Colombia?

Las facturas son documentos pensados para soportar transacciones de venta de bienes y servicios y en ellas se refleja la información esencial producto de dicha transacción.
Estos documentos tienen, de acuerdo con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN), condiciones de expedición, recibo, rechazo y conservación.
Por ello, en la actualidad las facturas electrónicas no sólo se entienden como un documento expedido a mano y que se entrega al comprador de un producto o servicio.
En nuestros días, las transacciones que dan pie a las facturas se tienen lugar a través de sistemas computacionales y soluciones informáticas que aseguran el cumplimiento de las condiciones establecidas por la DIAN.
En Colombia, el modelo de facturación fue adoptado a través del Decreto 2242 de 2015 y el mismo, está compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016 cuyo objetivo principal es la extensión del uso de la factura electrónica en el país.
Aunque anteriormente en el país no existía este modelo de facturación, la nueva implementación tiene como misión dar interoperabilidad a quienes facturan por este medio y a quienes adquieren los bienes que son facturables por esa vía.
De acuerdo con la DIAN, los proveedores de servicios y productos tienen hasta 48 horas para emitir una factura que haga constar la compra de un producto por parte de un adquisiente, por eso el órgano colombiano ha emitido la generación de facturas con ciertas reglamentaciones entre las que se pueden identificar:
  • El formato estándar de generación de facturas en XML que parea su construcción utiliza el estándar UBL V2.0, el cual es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente.
  • Otros formatos estándar relacionados con el proceso son las notas de débito y crédito mediante las cuales se realizan ajustes a las facturas emitidas. Dichos formatos también son en formato estándar XML y UBL V2.0 e igualmente son obligatorios.
  • También usan un complemento conocido como firma digital que permite garantizar la integridad, autenticidad y no rechazo de la factura electrónica emitida.
  • Para quienes no reciben el formato estándar de la factura se expide una representación gráfica que contiene elementos técnicos como un código QR.
Además, la DIAN dispone de un servicio electrónico para pruebas de habilitación, recepción de ejemplares de factura electrónica, autorización de proveedores de software de emisión y un catálogo con la información de los contribuyentes que participan en la factura electrónica.
Dicho modelo permite que quienes lo deseen, puedan postularse voluntariamente a la emisión de facturas electrónicas y además, otorga facultades a la DIAN para seleccionar a contribuyentes y sectores que facturen por este medio.
Esta modalidad, representa una disminución del costo de facturación respecto a los sistemas de facturación en papel y por computador.
Según la DIAN, de manera electrónica se pueden emitir los siguientes archivos de manera electrónica, y los mismos son complementos de la factura.
  • Notas de crédito
  • Notas de débito
  • Acuses de recibido
  • Normatividad relacionada
¿Cómo se puede realizar la factura electrónica mandatada por la DIAN?
A través de su página de internet, la DIAN indica que la facturación electrónica se puede realizar por dos vías:
La primera es una solución de facturación electrónica dispuesta por el responsable de facturar, la segunda es el servicio de un proveedor tecnológico de acuerdo con la normatividad relacionada.

Ambas vías están compuestas por los actores de la Factura Electrónica, el facturador electrónico, el adquiriente y el proveedor tecnológico. 

En están obligados a facturar los seleccionados por la DIAN mediante las resoluciones de carácter general, y quienes voluntariamente decidan adoptar el modelo.

De acuerdo con el párrafo transitorio segundo de la Ley 1819 de 2016, los obligados a pagar el IVA y el impuesto al consumo, deberán expedir su factura electrónica de manera obligatoria a partir del 1 de enero de 2019. 
¿Qué hacer si la DIAN te seleccionó para facturar?

Las resoluciones emitidas por la DIAN para seleccionar a los obligados a facturar de manera electrónica establecen la fecha a partir de la cual se debe empezar a facturar mediante el nuevo sistema, si te encuentras entre ellos, deberás hacerlo en un plazo no mayor a tres meses a partir de la publicación del decreto en el Diario Oficial.

No obstante, el Estatuto Tributario da un plazo adicional de tres meses para hacer exigible la emisión de facturas electrónicas por parte de la DIAN. Si has sido seleccionado para facturar por la DIAN, cuentas con un plazo de mínimo 6 meses para empezar a hacerlo.

Para aquellas empresas que han manifestado su interés por facturar de forma electrónica, la DIAN ha puesto a disposición de los contribuyentes un sistema para realizar pruebas de habilitación del software de facturación, y podrá volver a intentarlo las veces que quiera hasta lograrlo.

Tres meses después de haber consolidado la solución de facturación, dentro de los tres meses siguientes la DIAN emitirá una resolución de habilitación que indica la fecha a partir de la cual se está obligado a facturar de manera electrónica. A partir de este momento, el contribuyente estaría obligado a facturar por esta vía.
 

BENEFICIOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

Dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación, el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Estos son algunos de los beneficios que hacen posible este ahorro:
  • Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
  • Ahorro en el gasto de papelería.
  • Facilidad en los procesos de auditoría.
  • Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
  • Menor probabilidad de falsificación.
  • Agilidad en la localización de información.
  • Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
  • Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
  • Reducción de costes.
  • Mejora de la eficiencia.
  • Aumenta la seguridad documental.
  • Reducción en tiempos de gestión.
  • Mayor agilidad en la toma de decisiones.
Como podemos ver, el modelo de facturación electrónica en Colombia se ha basado en gran medida en la retroalimentación que la DIAN ha tenido en países como México (en dónde la política tributaria es más fuerte), Chile, Brasil y Uruguay.
En dichas naciones, explican, las experiencias de captura de ahorros generados por la implementación de sistemas de facturación electrónica, son sorprendentes. De esta manera, mientras que en países de Latinoamérica este método lleva años, en Colombia, aún falta mucho por hacer para empezar a ver los beneficios de este sistema.
No basta con la disposición que muchas empresas han tenido para acoger este modelo de forma voluntaria, sino que el esquema tiene que masificarse. Hazlo en tu empresa con la ayuda de Ekomercio, líder en servicios de facturación y tributación de impuestos en México y Costa Rica.
Por otro lado, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.
Si aún no te encuentras listo para estos cambios acércate a nosotros, en Ekomercio tenemos las soluciones perfectas y a tu medida para que puedas cumplir con todas las obligaciones fiscales solicitadas por la DIAN y mejores tus procesos de facturación al brindarte ahorro de tiempo en tus procesos, ir al día con tus actualizaciones fiscales, ahorros en la eliminación del papel, resguardo y seguridad por encima de los estándares la DIAN y notificaciones vía correo entre otros beneficios.

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