¿Qué es la validación previa de Factura Electrónica?

Autor: Ekomercio Electrónico

Con la nueva reforma tributaria de 2018, aquellas personas naturales y jurídicas que se encuentren obligados a la expedición de factura electrónica en el desarrollo de sus negocios, se encuentran así mismo obligados a surtir el proceso de validación previa, quedando entonces prescrito el proceso de validación como lo había establecido la ley 1819 de 2016, pasada reforma tributaria.

En este entendido, a partir del 2019 las facturas electrónicas solo serán válidas cuando se haya validado previamente su contenido a través de la DIAN o a través de un proveedor autorizado por la administración de impuestos, autorización que se le concederá siguiendo unas pautas y requisitos establecidos por esta misma entidad, los cuales serán expuestos a continuación.

Así las cosas, la validación previa se encuentra establecida en la ley 1943 de 2018, conocida como Ley de Financiamiento. El artículo 16 de esta Ley modifica el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, en su parágrafo primero consagra que:

“Todas las facturas electrónicas para su reconocimiento tributario deberán ser validadas previo a su expedición, por la DIAN o por un proveedor autorizado por esta.

La factura electrónica solo se entenderá expedida cuando sea validad y entregada al adquiriente. (…)”

Para que esto se cumpla sin ningún inconveniente, los proveedores tecnológicos, como personas jurídicas encargadas y autorizadas por la DIAN tienen el deber de expedir facturas electrónicas por lo que deberán:

  1. Hacer adaptaciones tecnológicas para que el software de facturación envíe la factura a la DIAN antes de ser impresa;
  2. Cuando no sea posible hacerlo de esta manera, se deberá emplear un mecanismo de contingencia y enviarla máximo 48 horas después de superado el inconveniente tecnológico.

Como consecuencia, los contribuyentes responderán a un plazo establecido en la nueva reforma para presentar la factura electrónica el cual se establece en el parágrafo transitorio 3º del artículo 616-1 del estatuto tributario. Este establece que los sujetos tendrán desde el 1 de enero de 2019, hasta el 30 de junio de este mismo año, para presentar facturas electrónicas, y de no ser así se les impondrá una sanción por incumplimiento del término establecido.

Por otra parte, no serán sujetos de las sanciones previstas en el estatuto tributario por el incumplimiento al régimen de facturación electrónica, aquellos que cumplan con las siguientes condiciones expuestas en el parágrafo transitorio 3º del mencionado artículo:

  1. Que expidan factura y/o documentos equivalentes y/o sustitutivos vigentes, por los métodos tradicionales diferentes al electrónico.
  2. Demostrar que la razón por la cual no emitieron facturación electrónica obedece a:
  3. impedimento tecnológico; o
  4. por razones de inconveniencia comercial justificada

Para que se cumplan estas condiciones, la DIAN establece unos requisitos que deberán cumplir las empresas, los cuales se encuentran consagrados en el artículo 16º de la ley de financiamiento, el cual modifica el artículo 616-4 del estatuto tributario. Estos requisitos determinan que la persona jurídica que presta el servicio de facturación electrónica deberá estar habilitada como “proveedor tecnológico”, lo que quiere decir que debe de ser una persona natural o jurídica acreditada por la DIAN para prestar los servicios de expedición, recibo, rechazo y conservación de la factura electrónica.

Adicionalmente, el interesado en prestar sus servicios deberá solicitar una autorización como proveedor tecnológico de las facturas electrónicas, solicitud que será recibida por la administración tributaria en donde esta debe determinar si acredita o no a los interesados, teniendo en cuenta el cumplimiento de unas condiciones y requisitos que estipula la ley, por lo que es necesario surtir un procedimiento correspondiente para su habilitación como tal.

Así las cosas, para autorizar o acreditar a la entidad interesada como proveedor tecnológico, la DIAN deberá tener en cuenta lo que dispone el Decreto 1625 de 2016, puntualmente en el artículo 1.6.1.4.12 el cual regula la “autorización de proveedores tecnológicos”, proveedor que, al ser autorizado, estará habilitado a prestar el servicio por un periodo de 5 años sujeto a renovación.

Por otro lado, aquellos que quieran ser autorizados como proveedores tecnológicos “Deberán agotar previamente el procedimiento de habilitación para facturar electrónicamente indicado en el numeral 2 del artículo 1.6.1.4.1.10” del Decreto 1625 de 2016.

Habiendo agotado este procedimiento, tendrán que presentar una solicitud para préstamo del servicio y cumplir con los siguientes requisitos:

  1. Tener vigente y actualizado el Registro Único Tributario (RUT).
  2. Ser responsable del impuesto sobre las ventas y pertenecer al régimen común.
  3. Estar acreditado con certificación ISO 27001 sobre sistemas de gestión de la seguridad de la información vigente, o por las normas que las modifiquen o sustituyan. Si para la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), no se cuenta con esta certificación, deberá manifestarse el compromiso de aportarla a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes a la fecha de notificación de la autorización como proveedor tecnológico, término dentro del cual deberá allegarse a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) la certificación correspondiente, como requisito necesario para operar como tal.
  4. Poseer para la fecha de presentación de la solicitud un patrimonio líquido igual o superior a veinte mil (20.000) UVT y unos activos fijos que representen por lo menos el cincuenta por ciento (50%) del patrimonio líquido. En este caso se aceptarán estados financieros certificados por contador público o revisor fiscal. En todo caso, la DIAN podrá efectuar las verificaciones que considere pertinentes.
  5. Cumplir las condiciones de operatividad tecnológica que señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Estos requisitos deben estar acompañados de la revisión o inspección del software adoptado para generar las facturas electrónicas mediante un proceso de verificación de las condiciones establecidas para la expedición, recibo y rechazo de la factura. El proveedor interesado también podrá enviar además de facturas, notas débito y crédito electrónicas al espacio virtual establecido por la administración de impuestos para el proceso.

Por otro lado, es posible que una empresa decida implementar un sistema de facturación desarrollado por esta, sin embargo, es necesario de todas formas surtir el proceso de habilitación para facturación electrónica que los acredite como proveedores tecnológicos. Así mismo, si la empresa quiere contratar alguno de los proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN, deberá consultar las resoluciones expedidas por dicha entidad, en donde se encuentren consagradas las autorizaciones de proveedores tecnológicos y revisar las listas publicadas por dicha entidad, respecto de la facturación electrónica y elegir de acuerdo a la magnitud de las actividades que realiza cada empresa, el proveedor que mejor se ajuste a sus necesidades.

Continuando con lo anterior, en caso tal que se presenten fallas técnicas en el software que no se hayan podido prever por el obligado a presentar factura, este tendrá que implementar un método de contingencia, como la facturación por talonario.

Frente a esto, la factura por talonario debe de contener una numeración consecutiva autorizada por la DIAN, la cual identificará estas facturas dentro de aquellas catalogadas como de contingencia en facturación electrónica. Adicionalmente, la norma establece un plazo para el envío de esta modalidad de documentos, los cuales se encuentran en la resolución 000019 de 24 de febrero de 2016 en su artículo 11 numeral 1º:

 

Cantidad de facturas expedidas

Plazo envío Horas (Hasta)

Hasta 500

48

Entre 501 y 1.500

72

Entre 1.501 y 4.500

168

Entre 4.501 y 12.350

264

Entre 12.350 y 30.000

408

Entre 30.000

1.080

Más de 100.000

1.440

 

En este sentido, las facturas de contingencia deberán tener una fecha de expedición, la cual corresponderá a la que aparece en el talonario para su registro para el cual se implementara un formato estándar XML que se define en el anexo técnico 002 que hace referencia a la política de firma de los documentos XML de facturación electrónica. Esta información es posible encontrarla en los anexos de la resolución que desarrolla el Decreto 2242 de 2015.

En conclusión, cuando no sea posible llevarse a cabo la validación previa de la factura electrónica, por razones tecnológicas atribuibles a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o atribuibles a un proveedor autorizado, el obligado a facturar está facultado por la norma, para entregar al adquirente la factura electrónica sin validación previa. En estos casos, la factura se entenderá expedida con la entrega al adquiriente y deberá ser enviada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN o proveedor autorizado para su validación dentro de las 48 horas siguientes, contadas a partir del momento en que se solucionen los problemas tecnológicos.

 

Nueva llamada a la acción

Tus comentarios son muy importantes, completa
algunos datos para comentar y responderemos a la brevedad.

SUSCRÍBETE A NUESTRO NEWSLETTER

* Al suscribirte aceptas nuestra política de privacidad y el envío de mails periódicamente.

Recent Posts

Nómina electrónica en Colombia