Pasos para facturar electrónicamente
Para empezar a facturar electrónicamente existe un proceso de Facturación Electrónica en el cual es necesario conocer las funcionalidades de un programa de factura electrónica, así como ¿Cómo darte de alta ante la DIAN como facturador? y ¿Qué necesitas para poder empezar a facturar electrónicamente?
Existen muchas dudas sobre cómo realizar el proceso de facturación electrónica ante la DIAN, recordemos que durante este año la DIAN seguirá cambiando algunas reglamentaciones y es necesario estar al día para poder cumplir con todo el proceso fiscal y la facturación electrónica.
En este artículo encontraras ¿Cómo darte de alta? ¿En dónde debes conseguir tus folios? y ¿Qué necesitas para poder empezar a facturar electrónicamente? Recuerda que tu proceso puede ser más fácil si cuentas con un proveedor tecnológico, ya que ellos se encargaran de que tus facturas y notas de crédito cumplan con todos los requisitos expedidos por la autoridad.
En este nuevo modelo de facturación electrónica y diferentes procesos que deben realizar las empresas voluntarias u obligadas a emitir este documento. Los interesados en participar en el Modelo de Factura Electrónica previsto por la DIAN deben pertenecer a uno de estos grupos:
- Las personas naturales o jurídicas seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica o decidan acogerse de forma voluntaria.
- Personas que, no siendo obligadas a facturar, opten por expedir factura electrónica.
- En cualquiera de los casos, las personas naturales o jurídicas deberán surtir el procedimiento de habilitación previsto en el artículo 1.6.1.4.1.10 del Decreto 1625 de 2016.
Para empezar a facturar electrónicamente hay que tener en mente los procesos necesarios y conocer las funcionalidades básicas del servicio de factura electrónica como ingreso, administración de software y registro, con esto en mente podrán empezar a realizar el procedimiento de habilitación previsto en el artículo 1.6.1.4.1.10 del decreto 1625 de 2016 para lograr en un futuro consultar cualquier trámite con éxito.
Proceso para facturar electrónicamente
- Haber sido seleccionado por la Dian para facturar electrónicamente u optar por facturar de forma electrónica voluntariamente.
- Tener cuenta habilitada en el sistema MUISCA (modelo único de ingreso, servicio y control automatizado) de la Dian.
- Realizar el trámite de habilitación como facturador electrónico en la muisca
- Solicitar Folios autorizados para emitir facturas.
- Contar con un certificado de firma electrónica (Certicamara).
- Contar con un software para facturar directamente o a través de un proveedor tecnológico como Ekomercio SAS.
Si decides entrar en el modelo de facturación electrónica debes cumplir con el proceso de habilitación, el cual es:
- Deberán demostrar que le software que han dispuesto para facturar electrónicamente, cumple con las condiciones técnicas de expedición (generación y entrega) de la factura electrónica, recibo, rechazo.
- Durante las pruebas de habilitación el interesado enviará facturas, notas débito y crédito electrónicas al servicio web desarrollado por la DIAN, con información ficticia, con el fin de comprobar que se ajustan a las condiciones técnicas fijadas por la DIAN.
- El interesado en facturar electrónicamente puede hacer las pruebas con un software dispuesto directamente por él o seleccionando a un proveedor tecnológico previamente autorizado por la DIAN.
Para terminar con el proceso de habilita deberás acceder al servicio informático de Factura electrónica, se ingresa a través del portal de la DIAN: http://www.dian.gov.co/
El objetivo de ese portal es que los facturadores electrónicos y voluntarios puedan ingresar a los módulos, de acuerdo al trámite o consulta que deseen realizar (ingreso, registro, administración de software, rango de prueba para habilitación y consulta de catálogo de participantes). En este caso se elegirán la opción prueba de habilitación.
¡Si decides facturar de manera directa toma nota!
Deberás de ingresar y manifestar tu interés ante la DIAN ingresando al sistema MUISCA y tomar en cuenta los siguientes puntos:
- Deberás de tener una cuenta habilitada en la DIAN como persona física o jurídica que opte voluntariamente a facturar.
- Una vez expresado tu interés de facturar deberás de solicitar a la DIAN la habilitación como facturador electrónico voluntario.
- Toma en cuenta si facturaras de forma directa o a través de un proveedor de factura electrónica.
Si posteriormente de haberte dado de alta como facturador electrónico has decidido hacerlo de forma directa, la DIAN establece los siguientes puntos así que toma nota:
- Deberás de registrar el software por el cual facturaras.
- Cumplir con las pruebas necesarias para demostrar que el software cumpla con las condiciones técnicas de factura electrónica, esto deberá de ser entregado a la DIAN para hacer cumplir con el decreto 2242.
- Posteriormente la DIAN hará entrega de rangos simulados de numeración con prefijos, vigencias y clave de contenido, ya que estos solo podrán ser utilizados para llevar a cabo las pruebas.
- Podrá realizar la activación del software una vez que haya sido aprobado por la DIAN, posteriormente se llevará a cabo la asociación para empezar a utilizarlo.
Si el obligado a facturar electrónicamente seleccionado por la DIAN decide facturar a través de un proveedor tecnológico deberá:
- Verificar en el catálogo de participantes que el proveedor que contratará se encuentra previamente autorizado por la DIAN.
- Actualizar su Registro Único Tributario indicando quien será el proveedor tecnológico que le prestará los servicios inherentes a la expedición de la facturación electrónica, de acuerdo con lo establecido en el numeral 4 del artículo 2 del Decreto 2242 de 2015.
- Asociar en el Servicio Informático de Factura Electrónica de la DIAN, el software a través del cual el proveedor tecnológico prestará los servicios inherentes a la facturación electrónica.
- Cuando el obligado a facturar utilice prefijos asociados a los rangos de numeración en su facturación, deberá asignarlos a sus proveedores tecnológicos en el Servicio Informático de Factura Electrónica de la DIAN. En caso de no utilizar prefijos, así deberá indicarlo.
Revisa que tengas la clave 37 o 38 en tus responsabilidades en el RUT
Habilítate como facturador Electrónico en el sistema Muisca
Asociar proveedor o software, esta opción permite a un Facturador Electrónico Asociar un software registrado a su nombre o el software de un proveedor tecnológico (para seleccionar ésta última opción es necesario que previamente se tenga un acuerdo comercial con un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN) que se encuentre en estado Activo para ser utilizado en la Facturación Electrónica; debe seleccionar el software a través del cual facturará electrónicamente sus operaciones y posteriormente dar clic en el botón “Agregar” y “Guardar”.
Cuando aparece la nueva responsabilidad en el RUT, el facturador electrónico deberá solicitar los rangos de autorización de numeración de facturación en el SIE (Facturación numeración) , previendo el cumplimiento de lo dispuesto en la Resolución 0055-2016 y los rangos de contingencia que requiera
Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente, relacionados con la facturación son:
- Facturas
- Notas Crédito
- Notas Débito
- Acuse de recibo
- Normatividad relacionada (Decreto 2242 de 2015, compilado Decreto 1625 de 2016)
Es importante mencionar que la Dian solo autoriza folios para emisión de Facturas, no autoriza folios para notas de crédito, débito o acuse de recibo.
Una vez cumplidos estos requerimientos que la DIAN establece el proceso tardará aproximadamente un lapso de 10 días hábiles para que sea expedida la resolución que te habilitará para facturar electrónicamente, toma en cuenta que necesario conocer las características de la factura electrónica para que esta se aprobada de manera satisfactoria, a continuación, te presentamos algunos requerimientos por parte de la DIAN:
- Debe utilizar el formato electrónico Xml establecido por la DIAN
- Respetar la numeración consecutiva establecida.
- Cumple los requisitos de 617 ET
- Deberá incluir la firma digital o electrónica ya que esta garantizará la autenticidad de la misma.
- El código único de factura electrónica CUFE
¡Conoce como garantizar la unicidad de tus facturas!
La DIAN dispondrá de un sistema de numeración para poder garantizar tus facturas esto se tendrá que solicitar una vez obtenida la habilitación y se tendrá que otorgar en un lapso máximo de 15 días hábiles después de la solicitud, este sistema puede contener prefijos alfanuméricos de ser necesario, periodo de vigencia y clave de contenido técnico para poder diferenciar los ingresos provenientes de las ventas o prestación de servicios, modalidad de pago, establecimientos de comercio, la ciudad u otras formas
Otra de las formas en las que la DIAN protegerá tus facturas será a través de un sistema de control el cual será entregado una vez se haya terminado el proceso de numeración o cuando el obligado lo requiera.
Dentro de este sistema de control se encuentra la firma digital o electrónica la cual deberá de ingresarse en todas las facturas, notas de crédito o débito, esta te ayudará a garantizar la autenticidad desde la expedición hasta su conservación.
¡La DIAN solicitará la verificación de cierta información así que toma nota!
El obligado a facturar tendrá que enviar a la DIAN un ejemplar de las facturas electrónicas, notas de debido y /o crédito, independiente de la forma de entrega que haya aceptado, esto deberá de ser entregado en formato electrónico de generación XML dentro de las 48 horas siguientes a su generación.
Por su parte la DIAN dará a conocer el recibo exitoso del ejemplar mediante un mensaje automático que se transmitirá a partir del Servicio Informático de Factura Electrónica al obligado o directo a su proveedor tecnológico.
Una vez recibida la información la DIAN realizara una verificación para que se realice el cumplimiento de ciertas condiciones para facturas nacionales, las cuales se encuentran establecidas en el decreto 2242 dentro de estas se encuentran las siguientes:
- Es importante corroborar que este registrado de manera correcta en el Rut EN estado ACTIVO.
- Si decides recibir la factura en formato electrónico, que se encuentren registrados en el catálogo de participantes en los términos establecidos.
- Que la numeración de la factura se encuentre dentro de rango autorizado por la DIAN.
- Que el número de factura no haya sido utilizado previamente.
- Que la entrega del ejemplar se haya realizado dentro de los términos establecidos.
- Que el código Único de Factura Electrónica sea válido.
- Que el software asociado se encuentre registrado y que el código de autorización sea válido.
- Validez de la firma digital.
Así mismo para las notas de débito o crédito se deberá de cumplir ciertas condiciones como:
- Que el obligado se encuentre registrado en el RUT en estado ACTIVO.
- Que el obligado a facturar que decidan recibir factura electrónica se encuentre registrado en el catálogo de participantes.
- Que el número del documento no haya sido utilizado anteriormente.
- Que la entrega de documento se haya realizado dentro de los términos establecidos anteriormente.
- Que el software asociado se encuentre registrado y activo
- Validez de la firma digital respaldada con certificado digital el cual garantice la autenticidad e integridad de las notas.
¿Cómo es la factura electrónica?
- Un formato estándar de generación de la factura en XML que para su construcción utiliza el estándar UBL V2.0, el cual es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente.
- Otros formatos estándar relacionados con el proceso de facturación son las notas débito y crédito a través de las cuales se realizan ajustes a las facturas electrónicas emitidas; estos formatos también tienen un formato estándar en XML y UBL V 2.0, e igualmente son obligatorios.
- La firma digital es elemento que permite garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la factura electrónica.
- Para aquellos adquirentes que no reciben el formato estándar electrónico de la factura se expedirá una representación gráfica que contiene elementos técnicos como un código QR.
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