Todo lo que debes saber sobre Factura Electrónica

La transición que vive día con día Colombia en su proceso de masificación y control de la factura electrónica, es constante y es muy importante conocer los diferentes cambios en sus leyes, decretos y resoluciones, para así poder llevar un buen control fiscal de tu empresa y no tener multas en el futuro. 

Es por ello, que en esta nota encontraras un resumen detallado de los últimos cambios y actualizaciones que han habido en los decretos y resoluciones para emitir la factura electrónica y así  no generes multas y cumplas con todos los requisitos establecidos por la DIAN, para tu total actualización te invitamos a leer los principales cambios en  las normas legales de la factura electrónica.

Decretos Reglamentarios de la Factura Electrónica

El Decreto Único Reglamentario en materia tributaria es el Decreto 1625 del 11 de octubre de 2016, en los artículos 1.6.1.4.13 al artículo 1.6.1.4.23 (capítulo 4 Facturación del título de la Parte 6, libro I) se encuentran disposiciones sobre la factura; y prevé una sección especial para la factura electrónica en los artículos 1.6.1.4.1.1 al 1.6.1.4.1.21. que puedes descargar aquí.

Es de advertir que a la fecha no se ha reglamentado las normas de la Ley 1819, por tanto, no existe reglamento respecto a la “Validación” de las facturas, ni respecto de la intervención de los Proveedores Autorizados (PA). A la fecha tampoco se ha publicado en el sitio web de la DIAN ni del Ministerio de Hacienda proyecto de decreto reglamentario.

Esta reglamentación deberá ser expedida en el transcurso del presente año 2018, toda vez que como se indicó, el artículo 616-1 señaló que, a partir del 1 de enero de 2019, la factura electrónica, en los términos previstos en la ley 1819, es obligatoria declarar y a pagar IVA y el impuesto al consumo.

Durante el año 2018 la DIAN continuará con el proyecto piloto de masificación y control fiscal, aplicando lo previsto en los artículos 1.6.1.4.1.1 al 1.6.1.4.1.21 del Decreto Único Reglamentario para los autorizados a expedir factura electrónica previstos en la Resolución 072 del 29 de diciembre de 2017 que la referiremos en el aparte pertinente, resolución que entra a regir solo hasta el 29 de marzo de 2018.

Los siguientes artículos son los más importantes en materia de FE del Decreto Único Reglamentario:

• Artículo 1.6.1.4.1.1 La FE para el año 2018, aplica para las Personas naturales o jurídicas que de acuerdo al ET tengan la obligación de facturar, que sean seleccionadas por la DIAN, o las que opten voluntariamente por expedir FE; también están aquellas personas naturales o jurídicas que no estando obligadas a facturar opten por hacerlo electrónicamente. Para ello deben obtener la habilitación pertinente.
• Artículo 1.6.1.4.1.2 Prevé la figura de los Proveedores tecnológicos (PT), definidos como la persona natural o jurídica que presta el servicio de expedición (comprende la generación y entrega) de la FE a los obligados a facturar y/o a los adquirentes que opten por recibir la factura en formato electrónico de generación, Igualmente presta el servicio de entrega del ejemplar a la DIAN y adicionalmente pueden prestar los servicios de recibo, rechazo y conservación, además, define el Código Único de Factura Electrónica y lo señala como campo obligatorio de la FE. 

Por tanto, los obligados a facturar electrónicamente lo pueden realizar directamente o a través de proveedor tecnológico  (PT) autorizado por la DIAN, como Ekomercio Electrónico SAS.

Recuerda: En Colombia solo están obligados a expedir factura; de acuerdo al art. 615 ET, las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas o enajenen bienes productos de la actividad agrícola o ganadera, que pertenezcan al régimen común del Impuesto sobre las ventas.

• Artículo 1.6.1.4.1.3 condiciones de expedición de la factura electrónica. Relaciona las condiciones de generación y las condiciones de entrega.

  Las condiciones de generación:

• Formato XML establecido por la DIAN
• Numeración consecutiva autorizada por la DIAN
• Tener requisitos señalados en artículo 617 Estatuto Tributario
• Incluir firma digital o electrónica como elemento para garantizar autenticidad e integridad de la factura electrónica.
• La firma digital o electrónica se incluya en la factura electrónica como elemento tecnológico para control fiscal podrá pertenecer: Al obligado a facturar electrónicamente; a los sujetos autorizados en su empresa o al proveedor tecnológico.
• Incluir el Código Único de Factura Electrónica

Las Condiciones de entrega:

Se puede entregar o poner disposición del adquirente factura en el formato electrónico de generación, cuando el adquirente también expida factura electrónica o cuando el adquirente decida recibir el formato electrónico. En caso contrario, el obligado a facturar debe entregar gráfica en formato impreso o digital.

Las notas crédito y débito también deben expedirse en el formato XML que establezca la DIAN y corresponder a un sistema d enumeración consecutiva, y demás requisitos previstos en el parágrafo 2 del artículo.

• Artículos 1.6.1.4.1.4 y 1.6.1.4.1.5 prevén el acuse de recibo y la verificación y rechazo de la FE por parte del adquirente.
• Artículo 1.6.1.4.1.6 establece la obligación de conservar la FE, las notas crédito y débito y las constancias de recibo y rechazo por el término en que queden en firme la declaración de renta, cuya término general es de 3 años siguientes a la fecha de vencimiento del plazo para declarar o a partir de la presentación si se realiza en forma extemporánea o a partir de la solicitud de devolución o compensación de saldos a favor, (artículo 632 ET ; Artículo 46 de la ley 962 de 2005 y artículos 705, 705-1 y 714 ET).
• Artículo 1.6.1.4.1.7 Regula la entrega del ejemplar para la DIAN por parte del obligado a facturar, dentro de un término máximo de 48 horas desde su generación. La Dian verifica 6 condiciones y requisitos: formato XML; numeración consecutiva vigentes, requisitos del 617 con excepción del nombre y NIT del impresor y la pre impresión de ciertos requisitos los cuales no aplican); existencia y validez de la firma digital o electrónica; validez del NIT del obligado a facturar y existencia y validez del Código Único de factura Electrónica. Otorga al obligado un término de 48 horas adicionales para el reenvío de la FE cuando se establezca imposibilidad de acceder al contenido.
• Artículo 1.6.1.4.1.12 regula la autorización de los proveedores tecnológicos (PT) señalado que se autorizan datos por periodos de 5 años con renovación por un término igual; establece los requisitos y los trámites para la autorización de estos proveedor.

• Artículos 1.6.1.4.1.13 y 1.6.1.4.1.14 establecen las obligaciones y las causales de Artículo 1.6.1.4.1.15 Define el Catálogo de Participantes de factura Electrónica y el contenido del mismo
• Artículo 1.6.1.4.1.16 contempla el evento en que un obligado a facturar electrónicamente puede continuar utilizando tiquetes de máquinas registradoras POS.
• Artículo 1.6.1.4.1.17 dispone que la factura electrónica que cumpla las condiciones exigidas sirve de soporte fiscal tanto para los ingresos, como para los costos y deducciones, a efectos del impuesto de renta y el impuesto para la equidad CREE; igualmente, para los impuestos descontables en el IV.

• Artículo 1.6.1.4.1.18 regula la factura electrónica de comercio exterior, tanto para las ventas de bienes y servicios al exterior, desde las zonas francas, y entre zonas francas y resto del territorio nacional.

En resumen:

A la fecha del presente informe solamente se encuentran reglamentados 43 Proveedores Tecnológicos (PT) con resolución de la DIAN como Ekomercio Electrónico SAS. Los Proveedores Autorizados, aún no han sido reglamentados y por ende no se ha expedido ninguna resolución habilitando a ninguna persona jurídica como Proveedor Autorizado, por ello en el sitio web oficial de la DIAN se encuentra el aviso de "No hay aún proveedores autorizados de factura electrónica".

Una vez sea expedido el decreto reglamentario de la ley 1819 de 2016 (que estimamos sea emitido en el transcurso del año 2018 toda vez que el nuevo esquema de factura electrónica que incluye la validación es obligatorio a partir del 1 de enero de 2019), procederá las habilitaciones de los Proveedores Autorizados.

Como alternativas la autoridad tributariaque se encuentra estudiando la homologación de las empresas habilitadas como Proveedores Tecnológicos a la categoría de Proveedores Autorizados.

RESUMEN DE LAS RESOLUCIONES VIGENTES DE FACTURA ELECTRÓNICA QUE LA DIAN A EXPEDIDO

• Resolución 14465 del 28 de noviembre de 2007
• Resolución 00019 del 24 de febrero de 2016
• Resolución 0055 del 14 de julio de 2016
• Resolución 0072 del 29 de diciembre de 2017

La resolución 14465 de 2007, reglamentó las características y contenido técnico de la FE regulada por el Decreto 1929 de 2007. Esta resolución quedo expresamente derogada a partir del 1 de enero de 2018, toda vez que el Decreto 2242 de 2015 había derogado el Decreto 1929 de 2007 y ordenado que la factura electrónica prevista en ese Decreto tendría aplicación solamente hasta el 31 de diciembre de 2017. el decreto 2242 de 2015 fue recopilado en el Decreto Único Reglamentario.

Sin embargo, desde el 24 de noviembre de 2015 no se expedían FE de acuerdo a las condiciones y procedimientos previstos en el Decreto 1929 de 2007 y a la resolución 14465 de 2007, dado lo dispuesto en del Decreto 2242 de 2015 y la resolución reglamentaria 19 que regularon un sistema técnico de control de facturación diferente a lo previsto en las regulaciones del año 2007.

La resolución 00019 de 2016 establece el sistema técnico de control para la facturación electrónica expedida acorde con el Decreto 2242 de 2015; dentro de los elementos del sistema técnico de control establece en su artículo 3 los siguientes:

1. Formato estándar XML de la factura electrónica, las notas débito y crédito.

2. Habilitación de los facturadores electrónicos.

3. Numeración autorizada y vigente.

4. Código único de factura electrónica y clave de contenido técnico de control.

5. Firma como elemento para garantizar autenticidad e integridad acorde con la política de firma adoptada por la DIAN en la presente Resolución o las que la modifiquen o adicionen.
6. Autorización de los proveedores tecnológicos.

7. Entrega del ejemplar de la factura electrónica, las notas débito y crédito a la DIAN.
8. Rechazo de la factura electrónica por parte del adquirente, cuando sea del caso.

9. Formatos alternativos de acuse de recibo

10. Registro en el catálogo de participantes.

Establece los procedimientos de habilitación para expedir la FE; los requisitos de los proveedores tecnológicos y los eventos que dan lugar a la cancelación de la autorización como PT y las sanciones.

Resolución 55 del 14 de junio de 2016

Esta resolución desarrolla el servicio informático electrónico de numeración de facturación, tanto para la factura por talonario, por computador, POS y la factura electrónica. Los artículos que destacamos son el artículo 7 y 8 que prevén las disposiciones especiales para la solicitud de autorización, habilitación y/o inhabilitación de numeración de la factura electrónica, así como la regulación de la facturación por talonario en los casos de contingencia en la facturación electrónica.

Resolución 0072 del 29 de diciembre de 2017

Constituye la última resolución expedida a la fecha en materia de FE y su vigencia se encuentra prevista para el 29 de marzo de 2018; mediante esta resolución se seleccionan los contribuyentes obligados a facturar electrónicamente de acuerdo a lo previsto en el Decreto 2242 de 2015 compilado en el Decreto Único Reglamentario, a aquellos que entre el 29 de diciembre de 2012 al 29 de diciembre de 2017 hayan solicitado numeración de FE de acuerdo al Decreto 1929 de 2007, obligación que deberá cumplirse una vez entre en vigencia la resolución; otorgando un plazo adicional de 3 meses a partir de la vigencia para cumplir la obligación a los contribuyentes que durante el 2017 hayan expedido más de 3,000.000 de facturas o documentos equivalentes mensuales.

Para las micro empresas y pequeñas empresas, que se encuentren dentro de los obligados a facturar, señala que debe cumplir la obligación cuando se ponga a disposición la solución gratuita. Por otra parte, dejó la numeración de FE otorgada de acuerdo al Decreto 1929 sin vigencia a partir del 31 de diciembre de 2017.