¿Por qué su empresa necesita un software de facturación electrónica? ¿Por qué usar un software o programa de facturación electrónica para mi empresa?

Autor: Ekomercio Electrónico

La tecnología ha avanzado y con ello la necesidad de las empresas por automatizar sus procesos, el utilizar un software de facturación facilita la emisión y recepción de comprobantes fiscales digitales, para que puedas agilizar tus transacciones comerciales y ser más competitivo en el mercado.

La implementación de la factura electrónica puede verse como un desafío, especialmente si el nivel de transformación digital en la empresa es bastante bajo. Sin embargo, el cambio vale la pena, ya que es una gran oportunidad para:

  • Mejorar la gestión
  • Reducir costos
  • Hacer crecer el negocio

Actualmente existen soluciones que facilitan la implementación de la factura electrónica en una empresa.

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Este tipo de programas se especializan en pequeñas, grandes empresas, autónomos y profesionales independientes, para que tengan la seguridad de que el documento electrónico cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles por la autoridad que constatan la autenticidad e integridad de su contenido.

La factura electrónica puede almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales mediante un proveedor autorizado por la DIAN.

Mediante el uso de un software de facturación electrónica se puede mejorar la administración de tus ventas, además de ayudarte a aumentar su rentabilidad mediante la administración eficiente de sus documentos, lo que eventualmente te permitirá lograr un control completo de tu empresa al optimizar los procesos de almacenamiento de miles de documento y por consiguiente logrará fortalecer las distintas áreas de su empresa.

Si bien existen algunas empresas que son resistentes a los cambios y sobre todo a la tecnología, deben saber que gracias a esto es posible tener las bases de datos complemente actualizadas y sobre todo acceder a la información online desde cualquier parte.

Gracias al gran desarrollo tecnológico de las empresas, se han encontrado opciones eficientes que automatizan el desarrollo de la facturación electrónica, la gestión, control de ingresos y gastos que una empresa deben realizar para lograr y cumplir con todos los requisitos que establece la ley y sobre todo permite el ahorro de tiempo, ya que gracias a esta tecnología hoy se puede realizar instantáneamente las facturas electrónicas.

Al evitar el papel en el proceso, se contribuye enormemente al medio ambiente, además de reducir los costos operacionales de las transacciones comerciales y guardar documentos tributarios de la manera más segura y eficiente.

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Hoy, gracias a la tecnología es muy fácil generar este documento, pues lo único que debe realizarse es enviarlo al proveedor tecnológico y él se encargara de validar o rechazar la factura con los requerimientos que pide la DIAN para que los clientes puedan pagarlas. En el caso de que estés acostumbrado a tener el papel, simplemente puedes imprimirlo, o bien guardarlo en una carpeta de tu computador.

Las principales razones por las que tu empresa debe utilizar un software de factura electrónica, es por los diversos beneficios que este sistema ofrece como el ahorro de tiempo, dinero y espacio, además de aumentar la rapidez y eficacia al generar facturas electrónicas y aumentar la seguridad al verificar los datos de las facturas.

La ventaja de poseer un software que emita comprobantes electrónicos, es que dentro del mismo ya posee, entre otras cosas, todos los datos de sus clientes, sus productos y servicios, sus precios, condiciones de venta, etc.

El software debe estar personalizado, ser flexible y amigable para tener la capacidad de adaptarse a cualquier sistema operativo y el software debe cumplir con las obligaciones tributarias y disponer de los modelos tributarios necesarios para cumplimentarlos y entregarlos en los plazos exigidos.

Al tener toda la información integrada sobre la contabilidad y la facturación de la empresa es muy fácil controlar los impuestos que se deben abonar, el calendario fiscal y la documentación que hay que enviar en cada caso a la administración. La entrega de impuestos se puede hacer, en muchas ocasiones, desde el mismo software.

El software de facturación electrónica ofrecerá a sus clientes más de una opción para decidir cómo / cuándo / con qué quieren comprar su producto. Esto crea una relación con el usuario más eficiente, cordial y amena, que en conjunto puede impulsar a su negocio, así como su clientela.

El software de facturación electrónica mantiene los registros electrónicos para sus clientes. Si necesita la información, se encontrará almacena para que usted pueda tener acceso a futuro. El mantenimiento de registros es muy fácil y organizado para todas las partes involucradas. Es importante registrar cualquier compra realizada.

Las necesidades por las cuales una empresa puede optar por adquirir un software contable dependen de varios factores, tales como:

  • Crecimiento de la empresa
  • El alto volumen de operaciones que la empresa genera
  • La necesidad de sistematizar las operaciones
  • Que la atención a los clientes sea más rápida
  • Necesidad de generar reportes a la gerencia general y atrás instituciones
  • Necesidad de controlar los inventarios de existencias
  • Mejorar el control del efectivo
  • Incremento del personal

Un buen software puede mejorar la eficiencia de tus operaciones, la estructura organizacional, otro factor a tomar en cuenta es que tendrás mayor eficiencia financiera, tendrás una mejor atención para con tus clientes, tendrás la oportunidad de generar información mucho más rápida, necesaria para la toma de decisiones dentro de la organización de una manera oportuna.

businessman-success.pngPara conseguir sintetizar y estructurar correctamente todas las facturas electrónicas es necesario un Software de facturación electrónica, que permita a la empresa registrar todas las operaciones, transacciones, compra ventas, total a pagar, total a cobrar, organizando todos los datos y realizando los cálculos oportunos para sacar las conclusiones que necesita la empresa para la toma de decisiones.

La factura electrónica, de hecho, debe considerarse como parte de un proyecto de transformación digital más amplio, que conduce a cambios fundamentales en la empresa a través de iniciativas tendientes a integrar las necesidades de gestión en un ERP para facilitar el intercambio electrónico de documentos, lo que facilita la movilidad.

Esto significa, por otro lado, cuidar la calidad de los datos a través de la integración adecuada de las diferentes aplicaciones para una administración que no sufre problemas de fragmentación en entornos locales, en la nube como híbridos y, al mismo tiempo, permite una operación multiplataforma perfecta.

Como hemos señalado, existen numerosas ventajas proporcionadas por este tipo de facturación. No solo porque los nuevos tiempos conducen a ello, y cada vez más compañías están facturando electrónicamente, sino por la sencilla razón de que el cambio puede hacer que nuestra empresa gane mucho.

Además de gestionarlo de una manera más práctica y eficiente para mejorar las cifras de negocio. Son ventajas que beneficia al sector público y también a las empresas que lo implementan. Una opción que a la vez supone una clara ventaja competitiva en el contexto actual marcado por la era digital.

Es muy importante que sepas elegir a tu proveedor tecnológico si aún no te encuentras listo para estos cambios acércate a nosotros, en Ekomercio tenemos las soluciones perfectas a tu medida para que puedas cumplir con todas las obligaciones fiscales solicitadas por la DIAN y mejores tus procesos de facturación al brindarte ahorro de tiempo en tus procesos, ir al día con tus actualizaciones fiscales, ahorros en la eliminación del papel, resguardo y seguridad por encima de los estándares la DIAN y notificaciones vía correo entre otros beneficios.

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