La DIAN publicó la resolución No. 000013 del 11 de febrero de 2021 referente al documento soporte de pago de Nómina Electrónica y su anexo técnico.
Es el documento soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta.
Se emite por los pagos relacionados a nómina:
- Derivados de relación laboral o legal y reglamentaria
Está compuesto por:
- Los valores devengados de nómina
- Los valores deducidos de nómina
- El valor total diferencia de los mismos.
períodos diferentes y se deberá transmitir dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o
abono.
Requisitos del documento soporte de pago de nómina electrónica
DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA
- Denominación de que es un documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria del emisor.
- Apellidos y nombre y Número de Identificación del beneficiario del pago.
- El código único de documento soporte de pago de
nómina electrónica. - Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el emisor.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina y a los valores deducidos de nómina.
- El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
- Las funcionalidades y/o reglas de validaciones contenidas en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA»
- El medio de pago
- Fecha y hora de generación.
- La firma digital del emisor.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
NOTAS DE AJUSTE
- Denominación de que es una nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el emisor.
- El número, la fecha utilizada para la generación del
código único de documento soporte de pago electrónico-CUNE al cual hace referencia la nota de ajuste según el caso. - Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
- El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
- El código único de documento soporte de pago de
nómina electrónica. - El tipo de nota de ajuste según corresponda.
- La fecha y hora de generación.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria del emisor.
- Apellidos y nombre y Número de Identificación del beneficiario del pago.
- La firma digital del emisor.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica del documento de nómina electrónica que se reemplaza.
Calendario de implementación
a. Calendario de implementación para sujetos de acuerdo con el número de empleados
b. Calendario de implementación Permanente
c. Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta
La primera transmisión de los documentos soporte de pago de nómina electrónica deberá ser dentro de los 10 primeros días del mes siguiente de la fecha máxima de implementación del calendario; en el caso de aquellos que sea implementación anticipada será al mes siguiente en que se lleva a cabo la habilitación.
Habilitación
1. Seleccionar la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica dentro del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta.
2. Señalar medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
Debiendo informar:
- Si el software dispuesto para el documento de nómina electrónica corresponde a un desarrollo informático propio o un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas.
- Nombre y apellidos o razón social y NIT del fabricante, así como nombre y códigos de identificación del software.
- Iniciar pruebas en donde demostrará que el software cumple con las condiciones, terminos y mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión y validación.
- Si las pruebas son satisfactorias se actualizará el estado de <<solicitado>> a <<habilitado>>, en caso contrario se continuaran realizando pruebas hasta obtenerlo.
- Una vez habilitado migrará de forma automática a producción en operación.
Generación
Cada documento se deberá generar de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, elaborándolo de acuerdo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
CUNE
Este corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza los datos del documento de nómina electrónica; el procedimiento para el cálculo e implementación del código único de documento soporte de pago de nómina electrónica -CUNE y las especificaciones técnicas se encuentran descritas en el «Anexo
técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
Transmisión para la validación
Se deberá enviar uno a uno los documentos soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, de todos y cada uno de los beneficiarios a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
En caso de que se presenten inconvenientes tecnológicos, ya sea por la DIAN o por el emisor, que impiden la transmisión de la información para la validación se deberá enviar en un plazo máximo de 48 horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico del sistema de facturación.
La DIAN generará un documento electrónico que contiene la verificación de las reglas de validación de estos documentos. Cuando se cumplan con las reglas de validación, la Autoridad, procederá a registrar en sus bases de datos el documento electrónico con el valor «Documento validado por la DIAN» y generará, firmará, almacenará y remitirá un mensaje de validación, el cual se remitirá al emisor para su correspondiente conservación y fines pertinentes.
Conservación
Los documentos que se generen, transmitan y validen deberán ser conservados garantizando que la información conservada sea accesible para su posterior consulta.
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