Si es asi, entonces la siguiente información te servirá para entender y tener un acercamiento más completo a este concepto. Se le conoce como intercambio electrónico de datos (en inglés Electronic Data Interchange o EDI) y su importancia como forma estandarizada y estructurada de hacer Comercio electrónico B2B, para entenderlos debemos ubicar que su base es el Comercio Electrónico.
Recordemos que comercio significa la compra y venta de bienes o servicios; para que esta se lleve acabo, las partes involucrada intercambian una serie de acuerdos o negociaciones llamadas transacciones comerciales, algunas de estas se deben acreditar por escrito y formalizarse estos se hace a través de documentos comerciales.
por lo tanto, Comercio Electrónico (e-commencer en inglés) es el intercambio de transacciones comerciales entre comprador vendedor a traves de medios electrónicos.
El comercio electrónico puede ser:
- B2B (Business to Business): Intercambio comercial entre entidades clientes, proveedores y distribuidores de productos, generalmente empresas u organizaciones.
- B2C (Business to Consumer): Intercambio comercial entre empresas y consumidores finales.
por lo regular en el B2B se maneja un grandes volúmenes de documentos comerciales que se transmiten entre diferentes empresas, por lo que es más útil, que ese intercambio se de a través de un mismo formato de datos, así se interpretarán e integrarán los documentos administrativos más rápido y debido a la necesidada de integrar los documentos comerciales, surge EDI.
¿QUE ES EDI?
Como ya se mencionó es la transferencia directa (sin papel) de datos, en un formato común entre sistemas computacionales, los cuales puede ser: EDIFACT, XML, ANSI ASC X12, TXT, etc.
EDI es una forma estandarizada y estructurada de hacer Comercio Electrónico, la automatización de los intercambios a través de este sistema incrementa la eficacia de las operaciones comerciales haciéndolas más productivas, ya que minimiza las transacciones en papel y las intervenciones humanas.
El EDI también establece cómo se estructuran los datos de documentos electrónicos, para su posterior transmisión, asi mismo, define el significado comercial de cada elemento de datos. Para transmitir la información necesita un servicio de transporte adicional (por ejemplo, un sistema de tratamiento de mensajes o de transferencia de documentos).
Debe destacarse que el EDI respeta la autonomía de las partes involucradas, no impone restricción alguna en el procesamiento interno de la información intercambiada o en los mecanismos de transmisión.
Facturas Electrónicas, Notas de Crédito, Órdenes de Compra y otros documentos comerciales electrónicos pueden tramitarse directamente desde la computadora de la empresa emisora a la de la empresa receptora, con gran ahorro de tiempo y evitando muchos errores, propios de la comunicación tradicional en papel.
Para poder transportar los documentos comerciales entre empresas, es necesario la implementación de un protocolo de comunicación y/o medio físico, que no es más que una serie de reglas informáticas secuenciadas y ordenadas para llevar a cabo la transparencia de información, es decir una solución de facturación electrónica.
La integración de EDI a cualquier organización tiene como objetivo cubrir la necesidad de integrar los documentos comerciales de una empresa como sus orden de compra y envió de mercancía, hasta la factura y el pago de la misma con la intervención mínima del ser humano. EDI permite disminuir costos y tiempos, ayudando a la productividad y optimización de las empresas que lo implemente.
Principales campos de Aplicación
Los campos de aplicación del EDI son: el intercambio de información industrial, comercial, financiera, médica, administrativa, fabril o cualquier otro tipo similar de información estructurada.
La automatización de las interacciones por medio del EDI minimiza las transacciones sobre papel y la intervención humana, reduciendo las tareas relativas a la reintroducción de datos, impresión, envío de documentos vía correo. A través de este intercambio de información las administraciones públicas pueden incrementar su eficiencia en sus operaciones diarias y mejorar las relaciones con agentes externos como empresas instituciones económicas y financieras.
Este sistemas está dirigido a empresas que se relacionan comercialmente, en forma independiente de su tamaño como:
- Centros de distribución (supermercados).
- Sector automotriz (Terminales, Proveedores, Concesionarios).
- Sector de Administración pública.
- Sector de transporte y turismo.
Mediante el sistema EDI, se pueden hacer pedidos, avisos de expedición, facturas, inventarios, catálogos de precios etc. Como se mencionó ante estos se pueden intercambiar electrónicamente entre diferentes interlocutores, gracias al uso de un lenguaje común que permite que diferentes sistemas de información interactúen entre sí.
Hoy en día la utilización de un software de facturacion electronica en una empresa ayuda a automatizar las tareas administrativas, por ejemplo, es frecuente que se encuentren integrados los software de facturación con los que gestionan la tesorería o la nómina y que estos datos se procesen muy rápidamente.
Otra solución más sofisticada, pero menos frecuente, consiste en enviar dichos documentos a través del correo electrónico. El correo electrónico permite enviar mensajes entre diferentes ordenadores que estén conectados otras redes por medio de internet. Sin embargo, este procedimiento no está exento de inconvenientes, debido a que el correo electrónico no está normalizado y salvo que el cliente y el proveedor acuerden previamente componer de alguna forma sus mensajes, exige que el receptor traduzca los documentos recibidos.
El sistema tradicional en el que se basan las transmisiones de documentos entre las empresas, al estar centrado en el uso del papel, presenta dos inconvenientes. En primer lugar, la lentitud. Documentos que se generan en ordenadores que procesan la información a gran velocidad, posteriormente sufren retrasos producidos al tener que procesarse de forma manual en las empresas de correos.
Este servicio, a diferencia del correo electrónico, relaciona aplicaciones informáticas que residen en las computadoras de las distintas empresas. Por lo tanto, el intercambio de información se realiza entre aplicaciones informáticas y no entre personas.
La función básica del centro de servidores es la de recibir, almacenar y reenviar a sus destinatarios los documentos comerciales que los usuarios del servicios intercambian. Así, se asegura la integridad y confidencialidad de la información.
En él cada empresa tiene asignado un buzón electrónico, a través del cual el usuario recibe y recupera la información que sus interlocutores comerciales le envían.
Los aspectos de seguridad tales como: control de acceso, suministro de energía eléctrica, etc. han sido especialmente cuidados, con el objeto de garantizar a los usuarios la plena integridad y confidencialidad de su información.
Los clientes sólo necesitan realizar una conexión física para intercambiar documentos con todos sus interlocutores, circunstancia que facilita el uso diario del Servicio. Además de esta simplificación introducida por el servidor, existe otra serie de ventajas, como las siguientes:
- Una sola conexión sirve para enviar a TODOS los destinatarios y recibir de TODOS los remitentes.
- Alta disponibilidad - Confidencialidad absoluta.
- Integridad de datos implícita en los protocolos utilizados.
- Mantiene y facilita control de documentos.
ERP
La estación de trabajo es la herramienta software que permite realizar la conexión del sistema informático de cada Cliente con el Centro de Compensación. La misma cubre la siguientes funciones:
- Comunicaciones
- traducción de mensajes al formato estandarizado
- Interfase con las aplicaciones del sistema informático del Cliente
- Entrada manual de datos e impresión de documentos recibidos
El equipo necesario para soportar la Estación de Trabajo, en su configuración básica, es una computadora AT, un módem compatible Hayes y una conexión telefónica.
¿Cuándo se usa el EDI?
Generalmente, se utiliza el EDI cuando:
- Las partes involucradas en el intercambio son autónomas y comparten un entendimiento predefinido, claro y común sobre los negocios y servicios a utilizar; La información a intercambiar puede mapearse sobre mensajes normalizados.
- Un uso típico del EDI es la automatización de los intercambios entre un departamento y una organización externa (por ejemplo, una compañía suministradora) o entre dos grandes departamentos de la misma Administración, cada uno de ellos dotado con su propio sistema de información y diferentes formas de representar la misma información. No obstante, dentro de un mismo departamento pueden existir unidades que tienen sus propios dominios de aplicación implementados sobre diferentes sistemas informáticos, y necesitan automatizar el intercambio de datos mediante el EDI.
La existencia de conjuntos de mensajes acordados internacionalmente es el elemento clave para la automatización de los procedimientos administrativos o comerciales.
Para introducirnos a EDI es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Volumen de documentos comerciales/administrativos intercambiados;
- Actual porcentaje de error en el tratamiento de documentos sobre papel;
- Coste del tratamiento y mantenimiento de documentos sobre papel;
- Factor tiempo (si es crítico o no);
- Valor estratégico asignado al EDI en términos de beneficios a largo plazo.
Mediante estos aspectos se analiza el costo necesario para implementar una solución basada en el EDI. A los costos de contratación previstos deberían añadirse los costos derivados de procedimientos internos (por ejemplo, preparación del personal).
Un ejemplo de la utilización de EDI sería:
Nuevo Sistema de proveedores para un Gran Departamento con Compras Centralizadas. La utilización del EDI en el Escenario 1 es apropiada para la automatización de los intercambios entre la unidad de compras y los suministradores externos.
Los componentes básicos de un sistema EDI son los siguientes:
- Los actores: Son las Empresas, Instituciones o Entidades que intercambian los documentos comerciales.
- Los medios de transmisión o transporte: Es el medio por el que se transportan los documentos comerciales, el protocolo de comunicaciones.
- Los formatos de la información: Son una serie de especificaciones acerca de la forma, la estructura y el lenguaje que debe llevar la información que va a ser intercambiada.
- Traductor de mensajes: Debido a que el "lenguaje" utilizado para intercambiar los mensajes EDI es complejo, se requiere el uso de un software que haga la función de "intérprete" traduciendo un mensaje estándar a un formato entendible por el usuario, y permitiendo de esta manera, integrar la información que recibe o envía a sus socios comerciales directamente a los sistemas administrativos de su empresa sin necesidad de recapturar información.
- Los sistemas administrativos: Llamado ERP (Enterprise Resource Planning), es la herramienta de cada Empresa para almacenar, administrar y consultar la información del negocio. Este elemento puede ser propietario o bien un ERP desarrollado por un tercero, también puede contener la función de traducción de mensajes del apartado anterior.
Como ya lo mencionamos los sistemas de información de los diferentes socios comerciales (partes involucradas en una transacción EDI) intercambian información a través de series de datos estructurados según estándares conocidos como Mensajes EDI.
Existen 3 pasos para la generación y envío de documentos EDI:
- Preparación de los documentos para envío.
Primero se recolecta y se organiza la información, las fuentes de datos y los métodos disponibles para generar documentos electrónicos, pueden ser:
- Ingreso de datos a través del personal de la empresa
- Exportación de datos desde hojas de cálculo o bases de datos.
- Reformateo de reportes electrónicos
- Mejoramiento del software existente, para la creación de archivos que estén listos para ser traducidos en estándar EDI.
- Adquisición de software con interfaces integradas para archivos EDI.
- Traducción de los documentos en formato EDI
El siguiente paso es ingresar los datos electrónicos a un software de traducción, para convertir los datos internos de la empresa, en estándar EDI, utilizando los elementos correctos. Se puede adquirir el software de traducción, que se puede manejar y mantener en la empresa adquiriente. Esto requiere experiencia en el tema, para hacer la correlación adecuada entre los datos digitales tradicionales y los datos en formato EDI.
De forma alternativa, se pueden usar los servicios de un proveedor, para realizar las actividades de traducción. En dicho caso, se envían los datos digitales al proveedor de servicios EDI, quien se encargará de realizar la traducción de los datos que se requieran enviar y recibir de socios comerciales.
- Envío de los datos EDI al socio de negocios
Una vez que los documentos comerciales se traducen al formato EDI apropiado, están listos para ser transmitidos a su socio comercial. Debe decidir cómo se conectará con cada uno de sus socios para realizar esa transmisión. Hay varias formas, la más común de las cuales incluye:
- Conectarse directamente usando AS2 u otro protocolo seguro de Internet.
- Conectarse a un proveedor de red EDI (también conocido como proveedor de VAN) utilizando su protocolo de comunicaciones preferido y confiar en el proveedor de red para conectarse con sus socios comerciales utilizando cualquier protocolo de comunicación que prefieran sus socios, o
- Una combinación de ambos, dependiendo del socio en particular y el volumen de transacciones que espera intercambiar.
Principales Beneficios
EDI sin duda nos ofrece una amplia gama de oportunidades de trabajo y beneficios para nuestra empresa entre los que se destacan :
- Agilización de procesos comerciales.
- Importante disminución de errores en los documentos.
- Disminución de stocks, debido a la facilidad de aplicación de técnicas"Just-in-Time".
- Ahorro de costos de administración.
- Mejora de la competitividad de la empresa que lo adopta.
- Elimina los procesos operativos
Reduce la impresión de documentos comerciales, franqueo, o el registro en el ERP.
Los documentos fluyen hacia la aplicación correcta, en la computadora del receptor y su procesamiento puede comenzar inmediatamente. Un proceso manual típico, se parece a lo indicado en el siguiente diagrama:
Un proceso con EDI, se ve de la siguiente manera, no hay papel ni personas involucradas:
2. Mayor precisión
Se evitan errores de introducción de datos, toma de pedidos, pérdidas de archivos.
El EDI reemplaza el servicio postal, fax y correo electrónico, principalmente. Estos medios de comunicación requieren que haya gente involucrada para su funcionamiento, lo cual aletarga los procesos e introduce posibilidades de error.
3. Disminuye tiempos de respuesta
La automatización de los procesos, reduce el tiempo de respuesta hasta en un 61 %.
4. Reduce los costos
De los beneficios más notables. Los costos de procesamiento de documentos comerciales, se minimiza al menos un 35%.
5. Incrementa productividad
Más operaciones comerciales, con menos recursos humanos.
6. Conecta a todos tus socios comerciales.
El intercambio de documentos EDI, se da típicamente a través de dos diferentes compañías, que son socios de negocios.
EDI facilita el flujo de comunicaciones y mejora las relaciones comerciales.
7. Muestra información sobre el estado de los procesos
Permite un control respecto a la lectura, tratamiento y recepción de órdenes de compra notas de envío y más.
8. La experiencia del cliente final mejora
Los flujos de trabajo y tiempo de respuesta en los procesos, son óptimos y precisos, lo cual beneficia a los clientes.
9. Mejora el control de las finanzas
El comprador se beneficia de descuentos por pronto pago y el proveedor mejora su liquidez.
Si aún no estás familiarizado con La solución EDI en esta infografía podrás encontrar todos los beneficios que le dará a tu empresa el intercambio electrónico de información
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