La factura electrónica de venta con validación previa a su expedición hace parte de los sistemas de facturación, sin dejar de subsistir con otros mecanismos como el documento equivalente.

Así pues la factura electrónica se encarga de soportar transacciones de venta de bienes y/o servicios que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o de soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de los requisitos, características y condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, factura que debe haber sido validada por la citada entidad, previo a su expedición al adquiriente, por lo que adquiere el nombre de validación previa.

De manera general, la obligación de expedir factura se encuentra establecida respecto de aquellos sujetos que se dedican a la venta habitual de bienes o a la prestación habitual de un servicio, por lo que son considerados obligados a expedir factura o documento equivalente, es decir, documentos que soporten las operaciones realizadas por dichos sujetos.

Lo anterior de acuerdo con lo estipulado en el Estatuto Tributario en el artículo 615, el cual consagra que “Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales”. 

Frente a esto, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) expidió Resolución número 000020, el pasado 26 de marzo de 2019, por medio de la cual se señalan los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición y se establece el calendario para su implementación, de acuerdo con la actividad económica inscrita en el RUT por pare del contribuyente.

Frente a esto es necesario tener presente que de acuerdo con el parágrafo 1 del artículo 616-1 del estatuto tributario, todas las facturas electrónicas para su reconocimiento deberán estar validadas de manera previa su expedición por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), por lo que los proveedores de facturación electrónica autorizados deberán transmitir a la Administración Tributaria las facturas electrónicas que validen. 

Por otro lado, es necesario recordar que la ley 1943 de 2018, modificó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, estableciendo en su parágrafo segundo que:

“La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN podrá reglamentar la factura de venta y los documentos equivalentes, indicando los requisitos el artículo 617 de este Estatuto que deban aplicarse para cada sistema de facturación, o adicionando los que considere pertinentes, así como señalar el sistema de facturación que deban adoptar los obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN podrá establecer las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, numeración, validación, expedición, entrega al adquiriente y la transmisión de la factura o documento equivalente, así como la información a suministrar relacionada con las especificaciones técnicas y el acceso al software que se implemente, la información que el mismo contenga y genere y la interacción de los sistemas de facturación con los inventarios, los sistemas de pago, el impuesto sobre las ventas - IVA, el impuesto nacional al consumo, la retención en la fuente que se haya practicado y en general con la contabilidad y la información tributaria que legalmente sea exigida.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN deberá adecuar su estructura, para garantizar la administración y control de la factura electrónica, así como para definir las competencias y funciones en el nivel central y seccional, para el funcionamiento de la misma”

De acuerdo con lo anterior, fue expedida la Resolución número 020, del pasado 26 de marzo de 2019 busca dar cumplimiento a la norma citada. Así pues una de las principales aclaraciones realizadas por esta Resolución fue la consagración de los sujetos pasivos de la obligación de emitir factura electrónica, en su artículo 2 de manera específica establece que los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición son:

  1. Los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA)
  2. Los responsables del impuesto nacional al consumo (ICA)
  3. Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de una actividad agrícola o ganadera, con excepción de los no obligados a expedir factura o documento equivalente.
  4. Las personas que de manera voluntaria opten por expedir factura electrónica.
  5. Los contribuyentes inscritos en el Impuesto Unificado bajo el Régimen Simple de Tributación – SIMPLE.

Por otro lado, los facturadores electrónicos que inicien operaciones de venta de bienes o servicios con posterioridad a las fechas indicadas en los calendarios que se encuentran en la Resolución 020, deberán expedir factura electrónica de venta desde el inicio de las citadas operaciones, una vez la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, ponga a disposición los servicios informáticos electrónicos necesarios para factura electrónica de venta. 

De acuerdo con lo anterior, las personas que se encuentren dentro de los sujetos obligados deberán comenzar a expedir factura electrónica de venta de acuerdo con el calendario estipulado en la resolución 020 de 2019 en donde es necesario identificar la actividad económica que el contribuyente desarrolla para determinar la fecha máxima de registro en el servicio informático de factura y la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica, para los primeros contribuyentes la fecha máxima para el registro en el servicio informático de factura se cumplió el pasado 1 de mayo, mientras que la primera fecha para iniciar a expedir factura electrónica se cumplirá el  1 de agosto de 2019.

Adicionalmente, otros aspectos para tener presente son que a partir del 1 de enero de 2020 se requiere de factura electrónica con validación previa para la procedencia de los descuentos descontables, así como para los costos y gastos deducibles de acuerdo con la siguiente tabla:

AÑO

Monto deducible como máximo sin factura electrónica

2020

30%

2021

20%

2022

10%

2023 en adelante

0%

Así pues, del año 2020 en adelante aquellas empresas que reciban facturas por parte de sus proveedores que no estén catalogadas como factura electrónica, no podrán imputar como costos y gastos los valores cancelados por las mismas, es decir no cumplirán con los requisitos para ser deducibles del impuesto sobre la renta, normativa que se va convirtiendo más estricta con el paso del tiempo como se aprecia en la tabla anterior.

Por otro lado, otra restricción que está implementando el Gobierno para incentivar el uso de la factura electrónica es respecto de las facturas POS, ya que no va a ser deducible para las compañías los costos y gastos en documentos emitidos por medio de POS, sin embargo este limitante actualmente no está siendo aplicado debido a que no se ha emitido un reglamento al respecto, por lo que sigue siendo válido para el que emite y para el que recibe, por lo menos hasta que sea expedido el reglamentario, por lo que cuando esto ocurra las compañías podrán pedir a la empresa que emite POS que le emitan una factura electrónica por la transacción que busca legalizarse. 

Por lo anteriormente expuesto y a manera de conclusión, es posible evidenciar que el propósito de la norma es masificar la factura electrónica como un mecanismo para eliminar la evasión de impuestos. Así mismo, la restricción vista anteriormente respecto de la deducibilidad de los gastos sin factura electrónica, pretende que las mismas empresas exijan que les sea expedida una factura de este tipo, debido a que de no ser así las empresas podrán imputarse cada vez menos costos y gastos no respaldados por este tipo de facturas, y por lo tanto daría un mayor impuesto a pagar en el impuesto sobre la renta, caso contrario, si todas las empresas organizan su estructura para la expedición de estas facturas podrán realizar una mayor cantidad de negocios y se encontrarían tributando respecto de la totalidad de sus transacciones de igual manera, mecanismo que ha probado ser muy efectivo en otras jurisdicciones a nivel internacional.

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