El comercio es algo que ha existido desde tiempo atrás, sin embargo, ha evolucionado de manera constante a lo largo del tiempo, pasando del registro por medio de documentos escritos, facturas y órdenes de compra a llevar a cabo procesos completamente diferentes, los cuales se realizan por medio de sistemas computacionales, es en este punto en el que se empieza a escuchar el término EDI.
Antes de hablar más a fondo de qué es EDI es importante tener clara la definición de comercio, pues aunque es muy sencilla en ocasiones suele ser confundida con términos similares, pero no se preocupe, es tan sencillo como la compra y venta de bienes o servicios, a los cuales se llegan por medio de acuerdos transaccionales sustentados por medio de documentos comerciales, generando un intercambio de datos.
Ahora bien, cuando hablamos de EDI nos referimos al intercambio electrónico de datos, en otras palabras, las soluciones EDI reemplazan los documentos en físico para usar documentos en un formato electrónico estándar, de esta manera, las facturas de compra quedan sustituidas por la automatización, facilitando de esta manera el envío de documentos entre los actores de la actividad comercial.
Cabe resaltar que el EDI o intercambio electrónico de información, utiliza lenguajes usados a nivel mundial, permitiendo abrirse campo en un gran mercado de empresas que usan estas tecnologías.
Esto es posible gracias a que al realizar transacciones EDI la información se puede compartir fácilmente desde una aplicación informática a otra, permitiendo así el fácil intercambio de información entre organizaciones. De esta manera el proceso se vuelve más efectivo.
Lo anterior no es una novedad, pues hoy por hoy se realizan diferentes procesos de manera electrónica, eso se debe al avance tecnológico que hemos vivido a lo largo de las últimas décadas, pero cabe resaltar, que esta evolución se dio de manera progresiva, teniendo en cuenta los factores más relevantes para poder estandarizar estos procesos, con el fin de eliminar la intervención humana, eliminando de esta manera los procesos operativos.
Y el caso de las soluciones EDI no es la excepción, pues para llegar a ello, se estructuran los datos para poder realizar el envío de documentos, esta documentación puede ser desde facturas de compra hasta cotizaciones y diferentes solicitudes, todo depende del tipo de comercio electrónico que se lleve a cabo.
Por lo anterior, es necesario que usted conozca los tipos de comercio electrónico más frecuentes para que de esta manera pueda identificar a cuál pertenece su empresa, para que así defina el modelo de negocio que más se adapta a las necesidades de su organización:
- Business to Business (B2B): Se conoce como el intercambio comercial que sucede entre dos empresas entre las cuales no intervienen clientes finales, un ejemplo claro de este tipo de comercio electrónico es la relación que existe entre una empresa y su proveedor.
- Business to Consumer (B2C): Es el más común dentro del comercio electrónico, debido a que es el intercambio que ocurre entre una empresa y un consumidor.
- Business to Employee (B2E): Se refiere a todo aquello que una empresa le puede ofrecer a sus colaboradores por medio de internet.
- Consumer to Business (C2B): Ocurre cuando una persona le ofrece sus productos o servicios a una empresa, un ejemplo claro de ello, es la modalidad freelance.
Ahora que sabe los tipos de comercio electrónico que hay y como el EDI facilita el intercambio de datos comerciales, queremos que sepa cómo funciona y cuáles son los beneficios de los que puede disfrutar si lo implementa en su empresa.
¿Cómo funciona el EDI?
Teniendo en cuenta lo que se mencionó anteriormente, para que el intercambio de documentos se lleve a cabo de manera adecuada, es necesario que se estructuren los datos de manera correcta, esto es algo vital porque en caso de que no se lleve a cabo de la forma indicada se pueden presentar errores, ya que el documento EDI no se procesará adecuadamente.
Existen dos tipos de intercambio de datos:
- Conexiones directas: Se da por medio de conexiones de punto a punto, es decir, dos sistemas se conectan a través de internet.
- Red de valor añadido (VAN): El intercambio de datos se lleva a cabo por medio de una red de terceros.
Cabe resaltar, que el envío de documentos se da de manera segura, con el fin de garantizar la confidencialidad de la información que allí se transmite, por medio del EDI podrás intercambiar la siguiente documentación:
- Pedidos
- Avisos de expedición
- Facturas
- Inventarios
- Cotizaciones
¿Cómo puede integrar soluciones EDI a su empresa?
Tal como se mencionó anteriormente, el EDI permite hacer que las operaciones o procesos comerciales que se llevan a cabo dentro de su empresa sean más eficientes, por lo tanto, existen varios procesos que pueden ser optimizados con el fin de eliminar por completo el uso de papel y la intervención de seres humanos.
Teniendo en cuenta lo anterior, en Ekomercio queremos que sepa cuáles son los campos de aplicación de las soluciones EDI.
- Gestión de pedidos con EDI
Una de las áreas más importantes dentro de las empresas es la de compras, pues son los encargados de gestionar todo el proceso de envío y seguimiento de órdenes de compra, por esto, el EDI será un gran aliado tanto para compradores como para proveedores, ya que en caso de que no se cuente con un sistema automatizado, la interpretación e intercambio de datos serán más arduos.
Por lo tanto, podrá integrar soluciones EDI a su empresa si usted emite órdenes de compra o si es un proveedor de productos o servicios.
- Gestión de comprobantes
Los comprobantes forman parte fundamental en los procesos de compra, ya que son los documentos con los que se transporta la mercancía. Esto certifica el intercambio comercial que se ha generado, por lo tanto, sirve para verificar que la mercancía concuerda con la orden de compra realizada.
Debido a esto es muy importante poder realizar esta verificación previa a hacer la factura correspondiente, por ende, podrá integrar soluciones EDI en su empresa si usted recibe mercancías o si usted es proveedor de algún producto o servicio.
- Gestión de facturas
Uno de los puntos vitales en la automatización de procesos de una organización es la facturación, esto se debe a la cantidad de facturas que se gestionan en las empresas, por lo tanto, al optimizar este proceso se puede realizar una verificación, validación, registro y pago de manera sencilla, realizando con mayor eficacia la facturación. Su empresa podrá disfrutar de este servicio si emite facturas EDI o si recibe facturas EDI.
Como lo puede notar, las soluciones EDI posibilitan la automatización de procesos que se realizan de manera frecuente dentro de una empresa, logrando así disminuir el margen de error al eliminar las interpretaciones por parte de seres humanos, para conseguirlo es fundamental que realice una correcta estructuración, como se mencionó anteriormente.
Además de ello, su empresa podrá disfrutar de los diferentes beneficios que se obtienen con el intercambio de datos soluciones EDI, dentro de ellos se puede encontrar con:
- La erradicación de procesos operativos
- Un mayor control y precisión del proceso
- Reducción en tiempos de respuesta
- Una reducción en costos
- Se incrementará la productividad de su empresa
- Mejora la comunicación con sus socios comerciales, entre otros beneficios.
En Ekomercio podrá acceder a estos beneficios con las siguientes soluciones EDI:
- Order to cash: En esta plataforma podrá integrar tres productos diferentes a su empresa: Documentos EDI, avisos anticipados de embarque y transmisión de facturas a socios comerciales.
- Integración EDI-ERP: Con esta solución podrá traducir los archivos de entrada y salida en pocos segundos para su correcta visualización y envío.
- Recepción de órdenes de compra: Esta herramienta le permite recibir todos los documentos EDI de sus socios comerciales.
- B2B Commerce: Es la solución ideal para su comercio electrónico, ya que le permite homologar y automatizar el proceso de generación de pedidos para distribuidores.
Ahora que sabe todo sobre soluciones EDI lo invitamos a implementarla en su empresa para que de esta manera pueda acceder a todas las ventajas que esto trae a su organización. Si quiere obtener más información lo invitamos a contactar a uno de nuestros asesores especializados para que pueda responder todas las preguntas que tenga al respecto.
