Todos nosotros hemos sido testigos del avance tecnológico por el cual han pasado los procesos que se llevan a cabo dentro de las empresas con el fin de optimizar y agilizar los mismos, parte de esos cambios lo vemos en el esquema tradicional nómina que se manejaba tiempo atrás. Es por eso que en Ekomercio queremos contarle las principales diferencias que se pueden encontrar entre nómina electrónica y nómina tradicional.
Pero antes de entrar en materia queremos recordarle ¿qué es nómina electrónica? para que así tenga claro el concepto. Pues bien, a grandes rasgos, cuando hablamos de nómina electrónica nos referimos al documento que demuestra los costos y deducciones sobre el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta.
Ahora que ya tiene claro el concepto de nómina electrónica, hablemos un poco de la nómina tradicional, esta comprende los pagos periódicos que una empresa realiza a sus trabajadores, estos pagos pueden ser mensuales o quincenales, todo depende de lo que se acuerde previamente en el contrato laboral. Además de ello se calcula:
- Salario devengado: Se refiere al salario recibido por un trabajador en un tiempo establecido que incluye salario, comisiones, recargos, horas extra, viáticos o cualquier otro auxilio adicional.
- Deducciones: Es todo aquello que se le descuenta al trabajador, salud, pensión, créditos o deudas pendientes con el empleador.
Provisiones: Es el pago de elementos adicionales como caja de compensación familiar, prima de servicios, cesantías y vacaciones, los cuales son asumidos por el empleador.
Como se puede dar cuenta, cuando hablamos de esquema tradicional nómina no abordamos el mismo concepto de nómina electrónica, así que veamos las principales diferencias que existen entre ellas y cómo estás pueden beneficiar los procesos que llevan a cabo dentro de su empresa.
La relación directa
Cuando nos preguntamos cómo hacer un esquema tradicional de nómina encontramos en el proceso que existe una relación directa entre el trabajador y el empleador, por lo que en el proceso se emite un recibo de pago de nómina del empleador para el colaborador. Por su parte, la nómina electrónica tiene una relación directa entre el empleador y la DIAN.
Cada cuanto tiempo se realiza
Uno de los factores a los que se les debe prestar especial atención es al cumplimiento de tiempos establecidos para cada proceso que se realiza dentro de una empresa, por eso es vital aclarar que la periodicidad a cumplir dentro del esquema tradicional nómina y la nómina electrónica funcionan de manera completamente independiente.
En el esquema tradicional de nómina encontramos que la periodicidad la establece la organización por medio de un contrato laboral, definiendo si este será semanal, quincenal o mensual. Por otra parte, la nómina electrónica se debe hacer con una periodicidad mensual, dentro de los primeros diez días del mes que sigue.
Los documentos emitidos
Todos somos conscientes de que casi todos los procesos realizados dentro de una empresa requieren de cierta documentación, y la liquidación de nómina y nómina electrónica no son la excepción a la regla, por eso es muy importante que tenga en cuenta cuál es la documentación que maneja cada una de ellas.
En el esquema tradicional de nómina se maneja un comprobante de pago de nómina, este es el documento que reciben los trabajadores de su empresa con el fin de evidenciar los pagos legales realizados según la relación laboral y el contrato que manejen. Mientras que para la nómina electrónica estos documentos son los desprendibles de pago de nómina realizados a sus empleados luego de liquidar el pago.
¿Quiénes son los responsables?
Como lo pudo ver en el primer punto de este listado, existe una relación diferente entre los actores del proceso, pues en el esquema tradicional la relación directa es dada entre el trabajador y el empleado, por el contrario, en la nómina electrónica, esta relación se da entre el empleador y la DIAN.
Por lo tanto, los responsables del proceso tampoco son los mismos, pues en esquema tradicional nómina los encargados de realizarlo son la empresa y el software de nómina que se maneja dentro de la misma. Mientras que en el caso de nómina electrónica la responsabilidad recae en tres grandes actores, el software de nómina electrónica, la empresa y la DIAN.
Forma de realizar el proceso
Como se ha podido dar cuenta, las diferencias entre nómina tradicional y nómina electrónica van desde lo más básico hasta lo más técnico, por lo que es necesario que hablemos del proceso de los mismos.
Para ello es importante aclarar que cada empresa puede realizar el proceso de cálculo y liquidación de nómina de la forma en la que desee, (Si, incluyendo Excel) aunque lo más recomendable es que sea por medio de un software electrónico, por lo tanto, no se requiere un formato predefinido para el mismo.
Por otro lado, cuando hablamos de nómina electrónica si encontramos que este proceso se debe llevar a cabo totalmente de manera digital y que toda la información quede almacenada en la nube. Esto se debe a que no pueden presentarse errores, por esto, es fundamental que su empresa cuente con un Software de nómina electrónica confiable como el que encuentra en Ekomercio.
Las anteriores son las diferencias más evidentes a nivel comparativo, sin embargo, es muy importante aclarar que son procesos completamente diferentes y que al mismo tiempo van de la mano. Pues no podemos hablar de nómina electrónica sin realizar la liquidación de nómina. Sabemos que esto puede causar confusiones, pero no se preocupe, aquí aclaramos sus dudas.
El esquema tradicional de nómina es el proceso por el cual se liquida la nómina de los trabajadores de su empresa, realizando un registro detallado de los pagos y deducciones que se realizan durante el tiempo laboral que se establezca previamente en el contrato, mientras que la nómina electrónica cumple la función de complementar el proceso anterior.
Teniendo en cuenta esto, el objetivo de la nómina electrónica es reunir todos los pagos realizados durante el mes con el fin de que la DIAN pueda verificar que se esté cumpliendo con todos los requisitos. Por esto es fundamental que su empresa cuente con asesoría de personas expertas y un proveedor de nómina electrónica confiable como Ekomercio, para que así pueda disfrutar de todos estos beneficios:
- Automatización de procesos: Al contar con un software de nómina electrónica el proceso de control y seguimiento es mucho más sencillo, ya que puede realizar un monitoreo de información siempre que lo requiera.
- Fácil acceso a la información: Hoy por hoy es fundamental acceder a los datos de manera rápida, así que con la nómina electrónica podrá acceder a la información de su nómina siempre que cuente con acceso a internet.
Reduce el margen de error: Al contar con un software de nómina electrónica en su empresa podrá olvidarse de los errores al generar la su nómina ¡No es una maravilla!
Estos son solo algunos de los beneficios que podrá gozar al implementar la nómina electrónica en su empresa, si desea saber más a profundidad sobre ellos y conocer las demás ventajas, lo invitamos a leer nuestro blog 5 ventajas que la Nómina Electrónica le traen a su empresa.
¡No espere más, el momento de implementar nómina electrónica en su empresa es ahora!
