Hoy en día, es muy usual encontrar alternativas tecnológicas a tareas que se realizaban anteriormente de manera análoga, esto aplica para todo tipo de actividades que usted se pueda imaginar. Lo anterior se debe a la evolución tecnológica por la que ha venido atravesando el mundo las últimas décadas.
Debido a esto, a nivel global, tanto empresas como entidades públicas han venido adoptando prácticas como la facturación electrónica, nómina electrónica y firma electrónica, con el fin de realizar una completa digitalización de los procesos que se llevan a cabo dentro de las empresas para cumplir con los requisitos de la DIAN.
Este último recurso, la firma digital, puede llegar a ser uno de los más útiles a nivel empresarial, ya que es frecuente realizar la firma de documentos a lo largo del mes o del año, debido a lo anterior, y a los cambios que se han evidenciado tras la llegada de la pandemia global por el Covid 19, se ha convertido en una herramienta muy útil.
Sin embargo, todavía hay compañías que no han realizado la transición, por lo tanto, continúan imprimiendo documentos, para firmarlos posteriormente y escanearlos, esto puede llegar a quitar tiempo, pues la cantidad de documentos que se deben firmar en una organización es bastante alta, además, contribuye con la contaminación del medio ambiente.
Teniendo en cuenta lo anterior, en Ekomercio queremos contarle qué es firma electrónica y cómo funciona, esto con el fin de que pueda sacarle el mayor provecho dentro su empresa.
¿Sabe qué es la firma electrónica?
Como se mencionó anteriormente, la firma digital es cada vez más frecuente a nivel empresarial, sin embargo, puede que existan algunas dudas respecto a lo que es y cómo puede beneficiar a una organización.
Por lo anterior para empezar, es fundamental tener claro qué es firma electrónica con el fin de que no se confunda con otros términos similares. La firma electrónica es la forma el cual se garantiza la identidad de una persona en un documento electrónico, cumpliendo la función de identificar a la persona que firma y al mismo tiempo ratificar la validez del documento.
¿Lo anterior se acerca a lo que usted pensaba? Estamos seguros de que es así, y que ahora ha ampliado su perspectiva sobre esta herramienta que puede complementar los procesos que se llevan a cabo en su empresa, pues la firma digital Colombia junto con la factura electrónica contribuye con la optimización de estos.
Ahora que sabe que es firma electrónica es fundamental que sepa cómo funciona, para que así la pueda empezar a implementar en su empresa teniendo en cuenta todos los factores fundamentales para empezar con su ejecución.
Tipos de firma electrónica
Ahora que sabe que es la firma digital, es muy importante que sepa los tipos de firma electrónica que existen, para que de esta manera aprenda a identificarlos y usarlos de manera adecuada.
Existen tres tipos de firma electrónica:
- Firma electrónica simple
Este tipo de firma, como su nombre lo indica, es de carácter simple, por lo tanto, es la que menor seguridad tiene y está conformada por datos electrónicos adjuntos a otros datos electrónicos que son usados para firmar. De modo que, aunque es válida en términos legales y puede ser admitida en un tribunal lo más probable es que se requiera de otros elementos para verificar su autenticidad.
Un ejemplo claro de firma electrónica simple es el usuario y contraseña usado para ingresar al correo electrónico. - Firma electrónica avanzada
La firma avanzada permite que las personas se identifiquen sin posibilidad de error, además de ello, permite descubrir si se han cambiado los datos del documento que se firmó previamente, permitiendo así tener un mayor control documental al respecto. Dentro de la firma electrónica avanzada más común que se puede encontrar, está la firma biométrica.
La firma biométrica es aquella que se usa para firmar documentos electrónicos por medio de datos biométricos estos pueden ser de varios tipos, pero más adelante los mencionaremos, una de las firmas biométricas más usuales es la que se realiza en tabletas gráficas, estas son usadas en bancos. - Firma electrónica cualificada
Se conoce como firma cualificada a las que se crean por medio de un dispositivo de creación de firma electrónica, el cual se sustenta en un certificado que comprueba la identidad de quien firma, este tipo de firma tiene la misma validez que tiene la firma escrita, por lo tanto, es admitida en términos legales.
Ahora que ya conoce los tipos de firmas electrónicas que existen, veamos las formas en las que puede firmar.
- ¿De qué formas se puede firmar electrónicamente?
Firma biométrica: Para la firma biométrica se usan las huellas dactilares, las manos, los ojos o la voz.
Con lápiz electrónico: Esta es una de las formas más usuales de firmar electrónicamente, este método es frecuente al usar una tarjeta de crédito o débito en las compras que se realizan en tiendas o almacenes.
Marcando una casilla en un computador: Aquí la firma electrónica se realiza con ayuda del ratón del ordenador o con el dedo en caso de contar con una pantalla táctil o un recurso similar.
Otras: Se puede firmar electrónicamente usando un usuario y contraseña, o en su defecto una tarjeta de coordenadas, esta es una tarjeta plástica utilizada como medio de seguridad para utilizar una cuenta bancaria.
Empleando una firma digital: Aunque la firma digital puede confundirse con la firma electrónica son herramientas diferentes, pues este es un mecanismo que permite identificar digitalmente a la persona que firmó. -
¿Sabe cómo funciona la firma digital?
Si usted no sabe cómo funciona, no se preocupe, en Ekomercio se lo contamos. Hace algún tiempo, la forma de demostrar la autenticidad de un documento era presentarlo firmado, esta firma debía ser del puño y letra de la persona, para de esta manera probar que se está de acuerdo con lo que dice el documento.
Pero esto ha cambiado, pues la tecnología es una parte fundamental en los procesos de las empresas, por lo tanto, es cada vez más frecuente que los documentos o certificados se tengan que digitalizar, y este es el punto en el cual entra a participar la firma digital Colombia.
Teniendo en cuenta lo anterior la firma electrónica, funciona por medio de la aplicación de un algoritmo llamado Hash y el cifrado del documento, con el fin de asignarle una clave a este para que posteriormente sea firmado. Esto servirá para que una vez se firme el documento, este se encuentre protegido, adicional a ello, cualquier modificación generada después de firmarlo, provocará que pierda su validez y autenticidad.
Lo anterior se debe, a que los términos o valores del documento fueron cambiados, por ende, la persona que firmó no tenía conocimiento alguno de estas modificaciones, eso es posible identificarlo gracias al algoritmo mencionado anteriormente, además de esto, Hash es el que hace posible que se emita el certificado correspondiente.
Ahora que sabe qué es firma electrónica, que tipos de firma hay y cómo funciona lo invitamos a dar el siguiente paso para la optimización de procesos de su empresa de la mano de Ekomercio, para que así pueda integrar la firma electrónica a su organización y pueda disfrutar de todos los beneficios que esta le ofrece.
Si desea tener mayor información al respecto, lo invitamos a contactar a uno de nuestros profesionales, para que le brinde la asesoría que necesita, además de eso puede leer nuestro blog Firma electrónica todo lo que debe saber.
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