Para nadie es un secreto que los procesos que llevan a cabo los contadores no son nada sencillo, además siempre están en constante actualización, debido a esto, cada día surgen herramientas para contadores que permiten llevar a cabo un buen desarrollo de sus actividades. Por lo anterior, en Ekomercio nos dimos a la tarea de encontrar las herramientas de un contador público que no pueden faltar.
Para empezar, es muy importante tener claras cuáles son las funciones que cumple un contador dentro de una compañía, para de esta manera comprender cuáles son sus objetivos y necesidades.
- Control de estados financieros: Este proceso consiste en la elaboración y entrega puntual de los documentos que sean requeridos y reportes financieros, dentro de los cuales se encuentran recibos, cheques, pagarés y estados de resultados entre otros.
- Manejo de libros contables: Los libros contables nos son ajenos en esta profesión, de hecho, es uno de los recursos mayormente utilizados por los contadores, ya que les permite recoger toda la información sobre las cuentas que se llevan dentro de la empresa.
- Realizar declaraciones tributarias: Deben presentar los documentos respectivos para realizar la declaración tributaria de la empresa ante la DIAN, estas deben presentarse en las fechas establecidas por el Estado.
- Registro de documentos y compras: El proceso de registro es una parte fundamental, por eso, tener control de los comprobantes de pago, facturas y documentos con su fecha correspondiente, forma parte importante de las actividades que realiza un contador.
- Gestión de nómina: Una de las funciones más importantes del contador es el manejo de nómina de todos los colaboradores que integran la empresa, para que no se dé ningún tipo de error en el pago de la misma.
- Balance de estado de ganancias y pérdidas: Los contadores deben cumplir con la función de informar el estado contable y la situación financiera en la cual se encuentra la empresa.
Estas son algunas de las funciones que lleva a cabo un contador en sus labores diarias, y ahora que las recordamos es posible tener una perspectiva más clara de cuáles son las herramientas que no pueden faltar.
Contar con un sistema de facturación electrónico
Es evidente que una de las funciones más arduas de un contador es llevar un control detallado del reporte de gastos e ingresos que tiene una empresa, para poder hacer esto sin ningún contratiempo están los sistemas de facturación electrónica, ya que permiten tener un control detallado de las operaciones que se realizan y poder realizar las deducciones de impuestos.
Adicional a ello, la facturación electrónica es una de las herramientas para contadores que mayores beneficios le puede traer, ya que su sistema permite registrar el volumen de transacciones realizadas por la empresa directamente ante la DIAN, esto representa una gran disminución para la carga laboral del contador.
Dentro de los beneficios que puede disfrutar al contar con este tipo de herramientas de trabajo de un contador se encuentran:
- Confianza en las declaraciones tributarias.
- Mayor control de la información.
- Generar los reportes es más sencillo.
- Reduce el uso del papel.
Como se puede dar cuenta, son varios los beneficios que le otorga la factura electrónica como una de las principales herramientas de un contador.
Almacenamiento en la nube
Para nadie es un secreto que el almacenamiento de información ha cambiado a lo largo de los años, esto en parte por la evolución tecnológica que hemos atravesado y por la modificación que se ha realizado en los procesos que se realizan a diario en el entorno laboral. Debido a esto, surgió la necesidad de tener acceso a la información en cualquier momento y lugar.
Por lo anterior, las empresas fueron adoptando los sistemas de almacenamiento digital, más específicamente la nube, pues facilita el envío y búsqueda de información, siendo estos aspectos muy importantes para un contador por lo que este tipo de almacenamiento se encuentra dentro de las principales herramientas de trabajo de un contador.
Contar con un buen sistema de ciberseguridad
Hoy por hoy toda la información que nos podamos imaginar se encuentra en internet, además de ello, como lo mencionamos anteriormente, una gran cantidad de información es almacenada en diferentes plataformas virtuales, teniendo en cuenta esto, y la cantidad de información de vital importancia que maneja un contador, es fundamental con un buen sistema de ciberseguridad Colombia.
Lo anterior es fundamental, ya que esto le permitirá tener total certeza de que su información va a estar del todo segura de cualquier ciberataque que se pueda presentar, evitando así que la información de la empresa y sus clientes se mantenga totalmente a salvo. Debido a esto la ciberseguridad es una de las herramientas de trabajo de un contador que no pueden faltar.
Plataforma de nómina electrónica
Como lo mencionamos en la parte de las funciones, la gestión de nómina es una de las funciones de un contador público, esto puede ser un arduo trabajo si no se cuenta con buenas herramientas del contador, por lo que se pueden generar errores en la generación del pago de nómina u otros factores que pueden afectar a los colaboradores de la empresa.
Pero estos errores quedan en el pasado una vez se incluye la nómina electrónica en las herramientas de trabajo de un contador, además de eso, podrá gozar de los siguientes beneficios:
- Permite la automatización de procesos
- Reduce los costos de implementación
- Acceso fácil y rápido a la información siempre que lo requiera
- Ofrece seguridad en los datos que maneja
quiere saber más sobre los beneficios que recibe al usar la nómina electrónica como una de las herramientas de trabajo de un contador lo invitamos a leer nuestro blog 5 ventajas que la Nómina Electrónica le trae a su empresa. Si desea cotizar sobre los servicios de nómina electrónica ingrese aquí.
Hojas de cálculo
Esta es una de las herramientas de un contador que se usa desde hace mucho tiempo y al día de hoy se sigue usando, esto se debe a las múltiples funciones que ofrece, las cuales van desde lo más básico hasta lo más elaborado, pues facilita la generación de datos en tablas y gráficos. Además de ello puede disfrutar de las siguientes ventajas:
- Puede crear bases de datos gracias a las características que ofrecen las hojas de cálculo, ya que podrá crear bases de manera eficiente.
- Es posible realizar cálculos de manera automática gracias a los elementos que tiene esta herramienta.
- Puede compartir las hojas de cálculo que genere de forma segura por medio de Renders HTML lo que permite que otros usuarios accedan a la información.
- Es posible ordenar, filtrar e importar los datos que requiera.
Como se puede dar cuenta, las hojas de cálculo siguen siendo una de las principales herramientas de un contador y no ha perdido su vigencia, sin embargo, no se requiere para todas las actividades que se usaban antes como lo es el pago de nómina, ya que la nómina electrónica hace este proceso mucho más sencillo.
Organice su tiempo
Por último, pero no menos importante, se encuentra el tiempo, pues de todas las herramientas de un contador esta es una de las que más influencia tiene en las actividades que desarrolla en sus labores diarias, ya que una buena organización de su tiempo es la clave. Para conseguir esto lo mejor es que planifique sus tareas en una agenda que le permita ver todas las tareas diarias que debe realizar.
Ya que conoce las principales herramientas de un contador lo invitamos a usarlas en caso de que no las esté implementando, para que de esta manera pueda llevar a cabo todas sus responsabilidades de manera productiva.
Recuerde que Ekomercio es su mejor aliado en temas de facturación electrónica y nómina electrónica así que no dude en contactar a uno de nuestros asesores si quiere obtener más información al respecto y solicite una cotización ahora.
