La Nómina Electrónica, o bien el “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica/Notas de Ajuste”, es lo mismo, aunque para muchos puede prestarse a confusión, por ello es fundamental conocer de qué trata y conocer la información que debe contener y en qué soporte debe ser emitido para su correcta validación por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).En febrero del año pasado, contadores y emprendedores se vieron sorprendidos ante la Resolución 000013 del organismo tributario que dispuso la obligatoriedad de comenzar a generar Nómina Electrónica por parte de todos los empleadores en Colombia. A partir de ello surgieron muchas preguntas y una de ellas tiene que ver puntualmente con la elaboración del “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica”.
Por ello, en este artículo le vamos a explicar en qué consiste y cómo debe ser el formato de emisión al momento de su generación. El “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” es un documento digital que se emite por separado de la liquidación de Nómina y que forma parte de un paso clave que dispuso nuestra autoridad para seguir avanzando a favor de la modernización tributaria.
Pero analicemos un poco más en qué consiste el documento y qué tipo de información debe contener para poder ser emitido.
¿Qué es el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?
El “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” es el archivo digital soporte de costos, deducciones o impuestos descontables que se realizan derivado a una relación laboral y que se debe generar y enviar a la DIAN de forma independiente por cada empleado, los primeros 10 días de cada mes. Es decir, allí debe aparecer el salario devengado, las deducciones y el neto a pagar, entre otras consideraciones.
Pero no es un documento más: no sólo tiene que contar con cierta información necesaria para poder ser correctamente emitido, sino que además debe respetar ciertos parámetros y mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión y validación por parte de la DIAN.
Primero, entonces, analicemos qué información debe contener el archivo digital de Nómina Electrónica.
De acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 5 de la Resolución 000013 el “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” deberá indicar lo siguiente:
Información y contenido del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica
- Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
- Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
- Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
- El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
- El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
- El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago.
- Fecha y hora de generación.
- La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
Aspectos “técnicos y tecnológicos” del Documento Soporte de Pago
Ahora bien, dijimos que además el “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” debe cumplir con ciertos parámetros y mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión y validación por parte de la DIAN.
Para poder emitir el DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA, es OBLIGATORIO hacerlo por medio de un software que podrá ser bien con un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas, autorizado por la DIAN (lo cual simplifica todo el proceso) o bien hacerlo a través de un ingeniero de la empresa que realice un desarrollo propio de acuerdo con los estándares exigidos por la DIAN para emitir sus propios documentos, adquiriendo su propia firma digital.
Documento Soporte de Pago y las Notas de Ajuste
Además del “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” que es el archivo digital que contiene toda la información por cada empleado que corresponde al salario devengado, el neto a pagar, deducciones, como explicamos previamente. Se desprende otro documento llamado “Notas de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica”, que tiene como objetivo corregir los errores que se hayan enviado.
¿Esto qué quiere decir? Que, si emití diez nóminas y me equivoqué en el valor de una, deberé hacer una nota de ajuste para la nómina que corresponda y reemplazarla o eliminarla del todo. En otras palabras, las notas de ajuste se realizarán de forma individual siempre y cuando la información de la nómina electrónica de un empleado contenga algún tipo de error o se haya enviado por error.
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Pero ¿Por qué es importante un proveedor tecnológico?
La emisión tanto del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica como de las Notas de ajuste se puede realizar a través de un desarrollo propio o a través de un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN, como Ekomercio electrónico
A través de las soluciones que ofrecemos Ekomercio el proceso de habilitación es automático y serán nuestros expertos quienes se encarguen de realizar todas las validaciones para que los documentos se generen de forma correcta y se obtenga una respuesta afirmativa de la DIAN.
